1. Trang chủ >
  2. Kinh tế - Quản lý >
  3. Quản trị kinh doanh >

Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp: Các kiểu văn phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng:

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (196.14 KB, 39 trang )


- Xây dựng chơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện ch-
ơng trình.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản đề án ra quyết định quản lý theo sù giao phã cđa thđ trëng doanh nghiƯp.
- KiĨm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản. -Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, giữ chiếc cầu nối liên
hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới và công dân. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt doanh nghiệp.
- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật t tài sản của doanh nghiệp.
Nh vậy với hoạt động của mình văn phòng doanh nghiệp có vai trò sau:
-Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch tránh những công việc mang tính sự vụ
-Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.
-Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đợc thông suốt, đạt hiệu quả cao.

II. Một số vấn đề cơ bản trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:


1. Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:


Văn phòng có một vai trò quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó tạo cho việc điều hành một cách trôi chảy, hiệu quả.
4
Muốn vậy việc xây dựng, tổ chức hoạt động bộ máy phải đảm có đợc yêu cầu sau:
Tính tối u : Giữa các khâu và các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện cách phân chia
chức năng quản lý theo chiều dọc, đều thiết lập những mối liên hệ với số lợng cấp quản lý là ít nhất trong doanh nghiệp nên cơ cấu tổ chức quản lý mang
tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.
Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này
là mối tơng quan quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong doanh ngiệp cũng nh
ngoài môi trờng.
Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đảm bảo
phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.

2. Các kiểu văn phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng:


2.1 Các kiểu văn phòng chính: Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà doanh nghiệp có
2 mô hình khác nhau: -Mô hình kiểu tập trung: Đặc trng của mô hình này là mọi dịch vụ của
hãng, các công ty, các tập đoàn lớn thờng áp dụng mô hình này thực hiện
5
Các đơn vị chức năng
chức năng xử lý thông tin hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng đợc phân công phụ trách từng mảng công việc
theo 11 loại dịch vụ đã nêu ở trên hay theo từng nhóm dịch vụ .
Có hai thuận lợi chính của mô hình này là: - Do sử dụng chung các thiết bị văn phòng nên tiết kiệm đợc chi phí mua thiết bị , mặt bằng sử dụng
- Công việc đợc giải quyết tại một nơi không bị trùng lặp. Gắn với việc tập chung thì các nhân viên văn phòng có kỹ năng chuyên môn hoá cao làm việc
hiệu quả hơn.
Bất lợi của tập chung dịch vụ là nó làm tăng thêm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ do khoảng cách từ nơi
phát sinh tới trung tâm dịch vụ.
-Mô hình kiểu phân tán: Loại mô hình này thơng áp dụng cho các doanh nghiệp, công ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mu cho lãnh
đạo; còn phòng hành chính quản trị giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính, công văn giấy tờ. Đặc trng của mô hình này là các dịch vụ có tính chất
chuyên môn đợc tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng nh: phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch thống kê, phòng tổ chức nhân sự. Các dịch vụ
còn lại nh: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp giao phòng hành chính quản trị chịu trách nhiệm.
Phân tán ít nhiều ngợc lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là tạo nên tính linh hoạt trong công việc, và nhân viên có cơ hội chủ động sáng
tạo trong công việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc sễ bị trùng lặp, hao tổn văn phòng phẩm và sức lực.
2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng: Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu: trực tuyến và chức
năng. Đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhng chỉ đơn thuần về mặt chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
6
Các đơn vị chức năng
Phó chủ tịch Tài chính
Những ngời lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và đ- ợc toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
Ưu, nhợc điểm của cơ cấu này là: Ưu điểm:
- Có đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. - Tạo điều kiện cho cấc giám đốc trẻ.
Nhợc điểm: - Nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thờng xuyên phải giải quyết.
- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn . - VÉn cã xu híng can thiƯp cđa c¸c đơn vị chức năng .
Mô hình cơ cấu quản trị trực tuyến-chức năng thể hiện qua sơ đồ sau:
2.3. Sơ đồ chung về tổ chức văn phòng:
7 Giám Đốc
Phó Giám Đốc sản xuất
Phó Giám Đốc
Kinh Doanh
Phòng KH
Phòng QLNS
Phòng TCKT
Phòng HCQT
Phòng TH
Phân xưởng
II Phân
xưởng III
Phân xưởng
I Phân
xởng III
Cửa hàng
số 1 Phân
xởng III
Cửa hàng
số 2 Cửa
hàng số 3
Các đơn vị chức năng
Phó chủ tịch Tài chính
Ta có thể hình dung ra bộ máy văn phòng với mô hình theo sơ đồ sau đây:
-Với DN có quy mô nhỏ hoặc trung bình :
Với DN có quy mô lớn :
8 Chủ tịch
Hội đồng quản trị
Giám đốc điều hành Trợ lý
hành chính
phòng tài chính
chính Khối
sản xuất Phòng
tiếp thị Phòng
nhân sự
Chủ tịch
PCT điều hành Trợ lý
hành chính Giám đốc nghiên cứu
và phát triển
Phó chủ tịch sản xuất
Phó chủ tịch Tài chính
Phó chủ tịch tiếp thị
Giám đốc
nhân sự

3. Một số nguyên tắc chính trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp


Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (39 trang)

×