1. Trang chủ >
  2. Kinh tế - Quản lý >
  3. Quản trị kinh doanh >

Mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy văn phòng Một số vấn đề khác: Một số đánh giá nhận xét:

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (196.14 KB, 39 trang )


phần ba trong số đó là những cán bộ cốt cán của công ty đợc đào tạo nâng cao trình độ để nắm giữ một số vị trí yêu cầu có kinh nghiệm. Số cán bộ còn
lại đều là những ngời tốt nghiệp Đại học, sau 1-2 tháng ký hợp đồng thử việc đã đợc tuyển dụng. Hiện nay công ty vẫn tiếp tục quan tâm để tuyển thêm
các cán bộ có trình độ để thay thế những cán bộ ®Õn ti nghØ hu. Víi ®é ti trung b×nh 30 đội ngũ cán bộ văn phòng tạo đợc sự ổn định cho vấn đề nhân
sự tuy vậy cần có sự phân bố lại về số lợng, trẻ hoá tại hai phòng kinh doanh tiếp thị và TT thiết kế TT để có đợc sự năng động cần thiết phục vụ cho chiến
lợc mới. Với đặc thù của ngành dệt may thì hơn 34 số công nhân lao động là nữ nên Công ty cũng đặt ra một số trính sách nh: phụ cấp thời gian nghỉ đẻ...
cho phù hợp. Số công nhân đợc tuyển dụng chủ yếu từ các cơ sở dạy may vì xởng dạy nghề của công ty mỗi năm chỉ đào tạo đợc 200- 300 công nhân
may.

3. Mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy văn phòng


Với đặc điểm sản xuất của nghành dệt may, theo cơ cấu các phòng ban nh đã nêu bộ máy văn phòng của công ty đợc tổ chức theo mô hình phân tán.
Các năng dịch vụ hỗ trợ của một văn phòng đợc chia, nhóm theo các phòng ban nh sơ đồ 2. Ngoài các chức năng cơ bản nh: tài chính- kế toán, quản lý
nhân sự, thèng kª- kÕ hoạch...thì bộ máy văn phòng của công ty còn có các phòng với chức năng hỗ trợ đặc trng của nghành nh TT thiết kế thời
trang, phòng phục vụ sản xuất...Các phòng theo nhiệm vụ đợc giao trực tiếp tham mu cho ban giám đốc các vấn đề thuộc lĩnh vực của mình. Tại mỗi
phòng đều có khả năng tự thực hiện các công việc hành chính nh: soạn thảo in ấn, lu trữ. Vì vậy, nhân viên tại đây đều có những nghiệp vụ hành chính cơ
bản. Tuy vậy, các công văn, tài liệu trớc khi công bố trong nội bộ hay ra bên ngoài đều qua sự quản lý của văn phòng- phòng HCQT của công ty. tại đây
các dịch vụ nh: quy trình xử lý văn bản, quản lý các giấy tờ tổng hợp.

4. Một số vấn đề khác:


27
ở các mục 1, 2, 3 của phần II là một số vấn đề của việc tổ chức bộ máy đang đợc coi là đáng quan tâm, tuy nhiên còn những vấn đề thuộc công việc
trên nhng do dung lợng có hạn của bài luận văn sẽ đợc khai triển tiếp ở bài chuyên đề khác. Đó là:
-Tổ chức hoạt động của khối hành chính văn phòng -Tổ chức các dịch vụ hỗ trợ và công tác hậu cần
-Công tác tổ chức và xử lý thông tin tại các bộ phận
28
chơng III một số đánh giá về bộ máy tổ chức
tại công ty may chiến thắng:

1. Một số đánh giá nhận xét:


Cũng nh nhiều doanh nghiệp nhà nớc khác, Công ty May Chiến Thắng đang gặp một số khó khăn trong quả trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà
lực cản chính lại từ bộ máy hành chính. Trên thực tế bộ máy quản lý của công ty còn cồng kềnh chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban còn chồng
chéo nhau, việc bố trí các bộ phận trong cơ cấu tổ chức còn bất hợp lý, còn nhiỊu cÊp trung gian.. Tõ ®ã dÉn ®Õn sù phèi hợp giữa các phòng ban trong
khi thực hiện nhiệm vụ không chặt chẽ luôn xảy ra tình trạng gây cản trở hoặc hạn chế giữa các bộ phận, làm giảm hiệu lực quản lý, hiệu quả đem lại
cha đợc nh mong muốn. Trong cơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tự tìm ra những khuyết điểm, hạn chế của mình để sửa chữa,
khắc phục kịp thời nhằm giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh các hiện tợng chủ quan tự mãn với những gì đã đạt đợc. Một khi các mặt hạn
chế đã đợc tìm ra cần có biện pháp khắc phục kịp thời và tiến hành một cách nghiêm túc, triệt để. Nếu coi thờng công tác tổ chức, coi đây là công việc
hình thức, lấy lệ thì chính doanh nghiệp đã tự gây cho mình một loại lực cản trở lớn trong quá trình phát triển.Nhiều khi dẫn tới sự rối loạn trong tổ chức
dẫn đến chỗ phá sản, điều này đã đợc thực tiễn kinh doanh chứng minh.
Từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng công ty đã có nhiều sự tthay đổi, chuyển mình nhằm theo kịp với thời cuộc. Tuy nhiên thói quen sản xuất từ
thời bao cấp vẫn còn ảnh hởng đến hoạt động hiện nay của công ty. Việc chuyên nhận may gia công mang lại công ăn việc làm nhng sự phân bổ các
nguồn lực không ở thể chủ động, thu nhập từ giá trị hàng hoá sức lao động thấp không bằng việc tự chủ động sản xuất kinh doanh bán hàng. Nhằm
thay đổi phơng thức làm ăn với đội ngũ cán bộ công nhân viên đã có, công ty
29
cần lấy việc phát triển nghiên cứu thị trờng để tự thiết kế, sản xuất, bán hàng; đặt yêu cầu cao cho phòng kinh doanh tiếp thị, thiết kế thời trang
Việc Tổng Giám Đốc kiêm nhiều chức vụ tạo ra sự bận rộn không cần thiết, trong khi công ty vẫn còn ngời có đủ khả năng đảm trách. Cơ cấu tổ
chức của công ty nên đợc tổ chức lại cả về chất lợng lẫn số lợng. Việc phân chia bố trí các bộ phận phòng ban, nhân sự hiện nay không phù hợp với kết
cấu chuyên môn và luồng công việc. Nhân sự các phòng ban cần thiết phải tinh giảm theo hớng chuyên sâu và chất lợng. Các bộ phận phòng ban nên bố
trí lại cho phù hợp với kết cấu công việc và trách nhiệm chuyên môn của từng vị trí lãnh đạo.
Tóm lại, để hoạt động và phát triển trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động và cạnh tranh, công ty cần có bộ máy quản lý gọn nhẹ linh hoạt, hiệu
quả kịp thời thích ứng với sự biến động nhanh chóng của thị trờng.
từ thực tiễn hoạt động của công ty và qua cơ cấu tổ chøc bé m¸y hiƯn nay cã thĨ rót ra mét số u nhợc điểm trong lĩnh vực này nh sau:
Nhìn chung công tác hành chính đã đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Tuy nhiên về lâu dài có thể bộc lộ những hạn chế trong
công tác tổ chức, nên cần có những giải pháp thích ứng, phù hợp cho từng giai đoạn
- Công ty có những quy định rõ ràng quyền hạn chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, sử dụng kiến thức của các chuyên gia giúp ban giám đốc
có sự đánh giá chính xác từng loại hoạt động chuyên môn đặc thù.
- Các bộ phận đã tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định của tổ chức, không chồng chéo lên nhau,không lấn sân nhau trong công việc, không
gây cản trở hoặc khó khăn cho nhau. Tuy vậy, các hoạt động này hoàn toàn mang tính tự phát, mà công ty cha có sự quy định cụ thể, rõ ràng để tạo ra
những hành lang pháp lý nhất định cho sự phối hợp thống nhất giữa các bộ phận trong từng hoạt động.
30
-Thông tin báo cáo và phản hồi trong tổ chức đợc các bộ phận thực hiện nghiêm túc, tuy nhiên công ty cha xây dựng những quy định cụ thể để
từng bớc hoàn thiện hệ thống này.
-Việc phân công việc và các lĩnh vực chuyên môn cho các cấp quản lý cha phù hợp. Nên phân bổ lại theo hớng mà chuyên đề đã đa ra ở phần II.
Giám đốc kinh doanh nên phụ trách các phòng nh: phòng kinh doanh tiếp thị, phòng xuất nhập khẩu và trung tâm thiết kế thời trang.Trong công tác quản lý
nên tập trung các khối công việc cùng lĩnh vực liên quan ssx thuận tiện hơn trong quá trình quản lý. Giảm càng nhiều sự quản lý trực tiếp của Tổng Giám
Đốc vào công việc chuyên môn cụ thể sẽ nâng cao hơn hiệu quả quản lý trong toàn bộ máy.
Công tác hành chính văn phòng trong công ty cha đợc đành giá đúng, cha có ngời có nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vức này nên công việc nhiều
khi bị ách tắc, thông tin cha thông suốt và thiếu sự tổng hợp, phân tích sử lý thông tin kịp thời trong quá trình hoạt động.
-Cha có những biện pháp cơng quyết và nghiêm minh về quản lý lao động nên nhiều cán bộ công nhân viên còn đi làm muộn về sớm và không
phát huy hết năng suất trong giờ làm việc.
-Trình độ sử dụng máy vi tính cha cao, chủ yếu để soạn thảo văn bản, tính toán thống kê kinh tế. Trong khi đặc thù ngành sản xt cđa c«ng ty cã
thĨ sư dơng vi tÝnh nèi mạng Internet để khai thác thông tin phục vụ sản xuất kinh doanh và quản lý, đồng thời công ty có thể quảng cáo sản phẩm của
mình trên mạng với đối tác và ngời tiêu dùng. Hơn nữa có thể sử dụng các phần mềm để thiết kế mẫu mã mới nhăm sử dụng hết tính năng và công dụng
của thiết bị.

2. Một số kiến nghị và giải pháp nhằn hoàn thiện tổ chức quản lý bộ máy văn phòng:


Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (39 trang)

×