Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI

3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI

Tải bản đầy đủ - 0trang

10



thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Người

quản lý cần chấp nhận quan điểm hành động tuân thủ nguyên tắc đạo đức

chính là phương thức hoạt động đúng đắn. Sự hữu hiệu của kiểm sốt nội bộ

khơng thể chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị đạo đức của người quản lý

mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị.

Không chỉ xây dựng các giá trị đạo đức, mà cần phải truyền đạt, hướng

dẫn để nhân viên ý thức được cái gì đúng và cái gì sai. Cách hiệu quả nhất để

truyền đạt các thông điệp về hành vi đạo đức là người lãnh đạo cần phải

gương mẫu để nhân viên noi theo.

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý

quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách

điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.

Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức đơn vị được

điều hành; ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như qui trình

cách thức kiểm tra, kiểm sốt trong đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách

điều hành còn thể hiện thơng qua thái độ, quan điểm của người quản lý về

việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn các chính sách kế tốn,

và việc phân nhiệm kế toán viên. Sự khác biệt về quan điểm quản lý và phong

cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt và tác động

đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là việc xác định rõ quyền

hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, giữa các bộ phận trong

đơn vị, xác định cấp bậc báo cáo thích hợp. Phân định quyền hạn và trách

nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng

nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các

cấp có liên quan. Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào qui mô và bản chất hoạt động

của tổ chức, nó góp phần rất lớn trong việc thực hiện chiến lược đã hoạch



11



định để đạt được mục tiêu đề ra. Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ bảo đảm cho

các hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, không có sự chồng

chéo giữa các bộ phận, đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

đồng thời sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nên một mơi trường kiểm

sốt lành mạnh.

- Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một tổ chức, đơn vị luôn gắn

liền với đội ngũ nhân viên. Đây là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm

sốt. Vì vậy, các nhà quản lý nên có các chính sách và thủ tục về việc tuyển

dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng nhân viên.

Chính sách nhân sự ảnh hưởng đến quyền hạn, trách nhiệm cũng như tinh

thần và thái độ làm việc của các thành viên trong đơn vị, là nhân tố ảnh hưởng

đến việc thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm sốt của đơn vị. Nếu nhân

viên có năng lực và tin cậy, q trình kiểm sốt có thể khơng cần thực hiện

mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Ngược lại, với

đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc, và thiếu trung thực về phẩm

chất đạo đức thì hệ thống kiểm sốt nội bộ không thể phát huy hiệu quả cho

dù tổ chức, đơn vị có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm sốt

chặt chẽ. Vì thế, một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào

việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và

có đạo đức.

- Cơng tác kế hoạch: Các kế hoạch của đơn vị sẽ là cơ sở tốt cho các

mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch

được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự tốn đó

sẽ trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu, giúp cho đơn vị hoạt động đúng

hướng và có hiệu quả. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm

xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, xem xét những nhân tố ảnh hưởng đến kế



12



hoạch đã lập, nhằm giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai

sót gian lận trong các hoạt động của tổ chức, đơn vị.

- Bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ: Là một trong những nhân tố cơ

bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức, đơn vị. “Kiểm toán nội bộ là

hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập

nhằm tăng cường thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức.

Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hồn thiện mục tiêu thơng qua việc đưa ra

một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính

hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát”

Kiểm tra, kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát, đánh giá thường

xuyên về tồn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm sốt nội

bộ. Bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được

những thơng tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong đơn vị. Tuy

nhiên, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

+ Về tổ chức: Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải trực thuộc một

cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động, phải được giao quyền hạn

tương đối rộng, và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế tốn và các bộ

phận hoạt động được kiểm tra.

+ Về nhân sự: Bộ phận kiểm tra, kiểm tốn nội bộ phải tuyển chọn

những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, độc lập về

quan hệ kinh tế và quan hệ gia đình với những người đứng đầu đơn vị được

kiểm toán.

- Các nhân tố bên ngồi: Mơi trường kiểm sốt chung của một tổ chức,

đơn vị còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài

sự kiểm sốt của các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ,

phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành

các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên các nhân tố này lại chịu sự



13



kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ

nợ, môi trường pháp lý,…

Môi trường kiểm soát tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

+ Thông tin đối tượng thụ hưởng bảo hiểm xã hội: là nhân tố quan

trọng để nắm bắt và tìm hiểu cách thức chi trả các chế độ và trợ cấp bảo hiểm

xã hội, lấy ý kiến của đối tượng về phong cách phục vụ của cán bộ công nhân

viên …

+ Về cơ chế chính sách, văn bản: hoạt động của một tổ chức chịu sự chi

phối của một hệ thống văn bản có tính bắt buộc, nhằm ràng buộc các hoạt

động về thu, chi trong khuôn khổ nhất định. Một cơ chế quản lý tài chính

mang tính khoa học, phù hợp với thực trạng đơn vị là yếu tố quan trọng đảm

bảo an toàn, hiệu quả hoạt động của một định chế tài chính.

+ Quản lý của chính phủ: sự thay đổi các văn bản, chính sách của chính

phủ, sự can thiệp của chính phủ đối với nền kinh tế là một nhân tố quan trọng

đối với sự ổn định và phát triển kinh tế.

Như vậy, môi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ những nhân tố có ảnh

hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm

soát nội bộ đơn vị, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức hoạt

động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý.

1.3.2 Hệ thống thông tin kế tốn

Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ

thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính. Hệ

thống này có chức năng thu nhận, tính tốn, ghi chép, tổng hợp và lập báo cáo

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống thông tin kế tốn khơng những cung

cấp thơng tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm sốt nhiều mặt hoạt

động của đơn vị. Trong hệ thống thông tin kế tốn, q trình lập và ln



14



chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong cơng tác kiểm sốt nội bộ của

đơn vị.

Hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị bảo

hiểm xã hội phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ

theo quy định của luật kế toán và nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày

31/5/2004 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều

của luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các văn bản pháp

luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho

một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ kế tốn phải có nội dung

rõ ràng, trung thực khơng tẩy xóa, khơng viết tắt.

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù của đơn vị bảo hiểm xã hội

chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế

tốn bảo hiểm xã hội Việt Nam thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ

kế toán trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ tài chính chấp

thuận.

Hệ thống tài khoản kế tốn: Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ

thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và

theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường

xuyên, liên tục quá trình thu và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, tình hình về tài

sản và sử dụng tài sản, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các

khoản khác ở đơn vị bảo hiểm xã hội.

Tài khoản kế toán mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế

riêng biệt. Hệ thống tài khoản kế toán của các đơn vị bảo hiểm xã hội được

xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị

bảo hiểm xã hội có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài

khoản kế tốn đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm:



15



- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi các quỹ BHXH,

BHYT;

- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các

đơn vị bảo hiểm xã hội, phù hợp với mơ hình tổ chức và tính chất hoạt động;

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính tốn thủ

cơng ( hoặc bằng máy vi tính…) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và

của cơ quan quản lý nhà nước

Hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phản

ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng, đảm

bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thơng tin cho ban lãnh

đạo.

Hệ thống sổ kế tốn : Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ

toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và

theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị bảo hiểm xã hội. Sổ kế toán

gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán phải được mở đầy

đủ. Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ,

tổng hợp thơng tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm

soát trong quá trình xử lý chứng từ, và đối chiếu số liệu.

Hệ thống báo cáo tài chính: là khâu cuối cùng của quá trình dựa trên

kết quả tổng hợp của số liệu trên sổ kế toán và hệ thống tài khoản. Báo cáo tài

chính dùng để tổng hợp tình hình kinh tế về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh

phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi quỹ bảo hiểm xã hội trong kỳ

kế tốn, cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính trong việc đánh giá tình hình và

thực trạng hoạt động của đơn vị.

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ

Thủ tục kiểm soát: là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị

thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ



16



thể. Các thủ tục kiểm sốt được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát

hiện rủi ro của đơn vị. Khi các thủ tục này được vận hành một cách hữu hiệu (

thông qua việc thực hiện nghiêm ngặt các qui chế quản lý), các rủi ro của đơn

vị sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện đầy đủ và kịp thời. Các thủ tục kiểm soát

chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm soát, so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán

- Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế tốn

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị phải dựa trên ba

nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt, nguyên tắc phân công

phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Phân định một cách rõ ràng cấp

phê duyệt. Do vậy, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho

nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân cơng, phân nhiệm

rõ ràng tạo sự chun mơn hố trong công việc. Việc uỷ quyền phê duyệt,

tránh chồng chéo, gây phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công

việc. Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao quyết

định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Bên cạnh

đó, để tn thủ tốt các q trình kiểm sốt, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được

phê chuẩn đúng đắn.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Nguyên tắc này quy định và phân

công trách nhiệm và công việc cụ thể cho nhiều bộ phận, cho nhiều người

trong bộ phận. Việc phân cơng, phân nhiệm rõ ràng nhằm ngăn ngừa các sai

sót xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.



17



Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này qui định sự cách ly thích

hợp trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành

vi lợi dụng quyền hạn.

Trên đây, là những cơ bản về kiểm soát nội bộ trong đơn vị bảo hiểm

xã hội. Những lý luận này rất cần thiết cho việc vận dụng vào các hoạt động

của đơn vị để thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hạn chế

đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản đơn vị.

1.4 CÁC YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO

HIỂM XÃ HỘI



1.4.1 Yêu cầu kiểm soát nội bộ chi bảo hiểm xã hội

- Kiểm soát chi đúng đối tượng: Việc xác định đúng đối tượng hưởng

chính sách bảo hiểm xã hội là việc rất quan trọng. Từ đó, sẽ tránh được sự thất

thoát quỹ.

- Chi đúng, đầy đủ, kịp thời: Bảo hiểm xã hội là chính sách của Đảng

và Nhà nước. Chính sách này thể hiện tính nhân văn sâu sắc. Để đảm bảo

quyền lợi, góp phần ổn định đời sống cho người lao động và người thụ hưởng

bảo hiểm xã hội, việc chi chế độ chính sách bảo hiểm xã hội phải đúng, đầy

đủ, và kịp thời. Chi các chế độ bảo hiểm xã hội đầy đủ, kịp thời bảo đảm điều

kiện sống tối thiểu để người lao động không lâm vào cảnh túng quẫn, góp

phần bảo đảm hạnh phúc gia đình và an tồn xã hội.

- Chi đúng chế độ bảo hiểm xã hội: Bảo hiểm xã hội là một trong

những chính sách kinh tế- xã hội của nhà nước. Bảo hiểm xã hội góp phần trợ

giúp cho người lao động khi gặp phải rủi ro, khắc phục những khó khăn thông

qua các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, đem lại sự an toàn và hiệu quả cho xã

hội, đặc biệt trong việc phục hồi năng lực làm việc, khả năng sáng tạo của sức

lao động. Đồng thời, góp phần bảo đảm an ninh quốc gia. Chính vì vậy, chi

đúng chế độ bảo hiểm xã hội cho người thụ hưởng, góp phần thực hiện cơng



18



bằng xã hội, là cơng cụ phân phối lại thu nhập giữa những người tham gia bảo

hiểm.

1.4.2 Nguyên tắc kiểm soát nội bộ chi bảo hiểm xã hội

- Dựa vào chính sách của Đảng, Nhà nước, của địa phương: Bảo hiểm

xã hội là chính sách của nhà nước, chính sách này thể hiện tính nhân văn sâu

sắc của Đảng và nhà nước ta. Do đó, việc chi bảo hiểm xã hội phải theo đúng

qui định, đúng chính sách, đúng theo luật.

-Thể hiện quan điểm của Đảng, Nhà nước, cấp ủy, địa phương: Thơng

qua chính sách bảo hiểm xã hội thể hiện rõ quan điểm của Đảng, Nhà nước,

cấp ủy, địa phương là đảm bảo đời sống cho người lao động, góp phẩn đảm

bảo an sinh xã hội.

- Chi chính xác, trung thực, đúng phạm vi, đúng đối tượng: Người lao

động, người sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội, thì mới có hưởng

các chế độ bảo hiểm xã hội. Bảo hiểm xã hội là sự thay thế hoặc bù đắp một

phần thu nhập cho người lao động khi họ mất hoặc giảm thu nhập do bị ốm

đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, tuổi già, tử

tuất dựa trên cơ sở quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia bảo

hiểm xã hội, có sự bảo hộ của nhà nước theo pháp luật. Bảo hiểm xã hội là

một bộ phận của hệ thống bảo đảm xã hội được thực hiện theo nguyên tắc có

đóng góp. Người lao động muốn được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, cần

phải tham gia đóng góp đều đặn vào quỹ bảo hiểm xã hội lúc có thu nhập để

được hưởng trợ cấp lúc tạm thời hoặc vĩnh viễn mất khả năng lao động theo

quy định của luật pháp, nhằm đảm bảo an toàn đời sống của người lao động

và gia đình họ, đồng thời góp phần bảo đảm an toàn xã hội. Người lao động,

người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội đến thời gian nào, được giải

quyết chế độ bảo hiểm xã hội đến thời gian đó. Để đảm bảo thanh tốn kịp

thời chế độ bảo hiểm xã hội cho nguời thụ hưởng nhằm ổn định đời sống, và



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×