1. Trang chủ >
  2. Giáo Dục - Đào Tạo >
  3. Cao đẳng - Đại học >

Bổ trí chỗ làm việc:

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (341.21 KB, 63 trang )


hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đày đủ các yêu cầu

sau:

- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu ra

sao.

- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt

máy vi tính, bàn làm việc.

- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí.

- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin.

- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc.

- Các dịch vụ liên quan.

Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo một

cách lí tưởng các quy định kĩ thuật - nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn phòng phải

có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưu mặt bằng chỗ làm

việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi lại, nhất là từ lầu này

sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho các nhân viên dễ

có tàm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo được sự cơ động và mềm

dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm

có quan hệ cơng việc gắn bó chặt chẽ với nhau và điều quan họng là phải biết quản lí

để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ở mức thấp nhất.

Hơn nữa, cũng càn nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu

thập thơng tin và xử lí thơng tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thơng tin sao

cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu càn bao nhiêu thời

gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giao nộp lãnh

đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗi khâu; không

để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của q trình xử lí. Đảm bảo quan hệ

cân đối giữa nhu cầu xử lí thơng tin với trang thiết bị và nhân lực cần thiết. Cân nhắc



chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn

chiếu sáng. Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế

một cách khoa học và thẩm mĩ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn,

bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt

khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn cơng việc. Việc sắp xếp phòng

làm việc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất

nhiều công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc

và như thế sẽ rất phí phạm.

Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bố

trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh cho

một số vị trí cơng việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt động vui chơi giải trí

lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số nhân viên vừa kết thúc một

công việc mệt nhọc, căng thẳng đàu óc.

Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối cổ

điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng kín và

khố lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm hở lại đây là

sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở. Ở nước ta trong vài năm

gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở cũng đang nhiều lên. Nhiều cao ốc

được xây dựng để cho thuê làm văn phòng đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 - 80

m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm việc. Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được

ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm,

gắn vào các khung ô vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính

hay vật liệu trong suốt, có mối lắp ghép. Một số noi còn tận dụng các tủ, các kệ làm

vách ngăn; khơng có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại

thuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau. Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt bằng

mở này có rất nhiều ưu điểm như sau:

-Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động khơng phải thích nghi với

khơng gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được điều chỉnh cho

thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt nhất.



- Năng suất: Do bố hí các nhóm lao động có nhiều liên hệ cơng việc ở sát cạnh nhau,

các ngăn phòng khơng có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc và luồng

thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn.

- Tính cơ động: Do khơng có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi cần

thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn công việc đến

mức tối thiểu.

- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió, máy

điều hoà nhiệt độ. Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăn cũng ít tổn

phí, ít cơng sức hơn.

-Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tu sửa.

Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại, nhưng đó cũng

là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn.

- Tính tập thể: Tạo ra khơng khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu cũ,

nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thơng tin khơng chính thức rơm

rả, vui vẻ hơn.

Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm. Khi người

này qua chỗ người kia quan hệ cơng việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần đó bị ảnh

hưởng, độ tập trung cho cơng việc mình làm giảm đi, nhất là khi có khách tới liên hệ

công việc. Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số nhóm khi họ cần bàn bạc

kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức phỏng vấn tuyển dụng. Trong

trường họp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm tràn nhà ở một vài phòng nhất định.

Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao có khi cũng được gắn với văn phòng mặt

bằng mở bằng cách sử dụng các vách chắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà,

nhưng kiểu che chắn như vậy chỉ nên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thế

của mặt bằng mở.

5. Công nghệ thông tin:

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt động



kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Nhưng phải chờ đến

khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữa thế kỉ XX

đến nay, nhiều nhu cầu về thơng tin và xử lí thơng tin mới nảy sinh nhanh chóng và

đòi hỏi được đáp ứng kịp thời.

Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp,., văn phòng là đầu mối tiếp nhận và xử

lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc. Mà công nghệ thông tin

với những thành tựu kì diệu của cơng nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền

thông đã làm cho các hoạt động của cơng tác văn phòng thay đổi về cơ bản. Do đó sự

thành cơng hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả

năng chiếm lĩnh được lợi thế thơng tin của văn phòng. Đúng như V.I.Lê-Nin đã

khẳng định: “Khơng có thơng tin thì khơng có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả

khoa học, kĩ thuật và sản xuất”. Hiện nay, hàu hết các cơng việc trong văn phòng đều

có sự trợ giúp của cơng nghệ thơng tin như máy vi tính, máy in, ... Để nhanh chóng

xử lí các thơng tin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng để

tiện liên hệ, làm việc với nhau. Đổ xử lí luồng thơng tin đàu vào người ta nối mạng

trong nội bộ ( LAN-Local area network) và để xử lí luồng thơng tin đầu ra người ta

nối với mạng rộng, bên ngoài (WAN - Wide area network). Tất cả các loại công văn,

giấy tờ, thông tin,... phần lớn được xử lí và truyền trên mạng. Sau khi nối mạng, mỗi

máy đều có khố với mật khẩu để bảo vệ thơng tin ở máy của mình.

Với các ứng dụng của cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng làm cho

các hoạt động trong văn phòng được khoa học và cơng nghệ hố. Tất cả các cơng

việc của văn phòng từ cơng tác văn thư, lưu trữ, xử lí thông tin, chức năng tham

mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều được hệ thống máy vi tính hỗ trợ,

xử lí. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình cơng nghệ cần

thiết. Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ để xử lí thì

chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, đơn vị

trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

Cơng nghệ thơng tin đang làm cho cơng nghệ văn phòng biến đổi. Cuộc cách

mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữa năng lực



Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.pdf) (63 trang)

×