BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ MINH GIANG

Tên giao dịch

Tên quốc tế

Mã số thuế

Trụ sở chính



MGI CO .,LTD

Minh Giang Trading and Investment Company Limited

0101766175

Số 32 ngõ 139 ngách 8 đường Nguyễn Ngọc Vũ, P Trung

Hoà, , Quận Cầu Giấy, Hà Nội.



Giám đốc/ Đại diện pháp luật



Châu Kiều Anh



Điện thoại

8586394 / 62512623

Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang là một công ty kinh doanh

trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, được đăng ký giấy phép kinh

doanh vào ngày 23-08-2005, khởi đầu khiêm tốn chỉ với khoảng 10 nhân viên và văn

phòng chính đặt tại Hà Nội nhưng với sự nhạy bén năng đông cùng với với đội ngũ

lãnh đạo trên 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và đội

ngũ nhân viên trẻ, năng động và có kiến thức chun mơn, Minh Giang đã tạo được

cho mình 1 thế khá vững trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, thiết lập được mối quan

hệ mua bán bền vững với một số khách hàng trong nước và cả trên thế giới.

Trong lĩnh vực giao nhận cơng ty có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ

như: vận chuyển nội địa và quốc tế, kho bãi, chứng từ, mơi giới hải quan, thu gom

hàng hóa…Trên đất liền, tại các cảng, trên biển hay trên không, công ty Minh Giang

có thể đáp ứng các dịch vụ giao nhận vận tải cũng như các vấn đề liên quan.

3.1.2.Các hoạt động kinh doanh của công ty:

Công ty cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải xuất nhập khẩu quốc tế như:

•



Vận tải quốc tế bằng đường biển



•



Vận tải quốc tế bằng đường hàng khơng



•



Dịch vụ kho bãi

3.1.3. Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự:

3.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Là một công ty chuyên về dịch vụ, Minh Giang không cần quá nhiều nhân sự

nhưng tất cả liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được phân bổ một nhiệm vụ rõ ràng

cụ thể, kết nối công việc của từng người thành một công việc. Hoạt động từng thành

viên ở công ty đều được chỉ dẫn và giám sát của Giám đốc với một cơ cấu tổ chức gọn

nhẹ, đơn giản mà hoạt động rất hữu ích.

Giám đốc



31



Phó Giám

Đốc



Phòng tổ

chức hành

chính



Phòng tài

chính kế

tốn



Phòng

chứng từ



Phòng Vận

tải



Phòng giao

nhận



Phòng

Kinh

doanh



Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư

Minh Giang

( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)

Các bộ phận trong công ty được phân chia một cách rõ ràng, cụ thể. Các nhân

viên đều có sự chỉ đạo làm việc của các cấp trên nên việc theo dõi hoạt động khá dễ

dàng. Tình hình nhân sự của cơng ty khá ổn định và tổ chức hoạt động nhân sự của

công ty hợp lý.

3.1.3.2. Nhân lực của công ty:

Hiện nay tổng số nhân viên trong công ty là 55 người, nhân viên đều ở trình độ

cao đẳng, trung cấp trở lên. Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, chun mơn cao, được

đào tạo bài bản, điều này tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của công ty đem lại

hiệu quả cao nhất.

Bảng 3.1. Cơ cấu lao động tại công ty TNHH Thương mại và đầu tư Minh Giang

Tiêu chí



Số lượng

Tỷ lệ ( %)

( người)

I. Phân theo trình độ

55

100%

Trình độ đại học trở lên

30

54,54%

Trình độ cao đằng, trung cấp

20

36,36%

Cơng nhân kỹ thuật

5

9,09%

II. Phân theo tính chất lao động

55

100%

Lao động trực tiếp

47

85,45%

Lao động gián tiếp

8

14,54%

III. Phân theo giới tính

55

100%

Lao động nam

34

61,81%

Lao động nữ

21

38,18%

( Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty từ phòng tổ chức Hành chính, năm 2016)

3.1.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật:

32



a, Kho bãi:

Vị trí: Hải Phòng và Hà Nội

Diện tích kho bãi tại Hải Phòng là 10.000 m² và Hà Nội là 4.500 m²

Hệ thống quản lý tiên tiến, hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ, thiết bị nâng hạ

đồng bộ, hiện đại. Kho bãi được xây dựng thuận tiện cho việc đóng rút, xếp hàng hóa

trên xe tải và xe container.

b, Trang thiết bị bốc xếp:

Hệ thống kho bãi của công ty đều được trang bị đầy đủ các trang thiết bị đảm bảo

cho quá trình bốc xếp hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.

Bảng 3.2. Thống kê trang thiết bị bốc xếp hàng hóa của cơng ty Minh Giang

Xe tải

15 chiếc

Xe Container

10 chiếc

Xe nâng

7 chiếc

Xe chở Pallet

17 chiếc

Xe kéo

8 chiếc

Xe Mooc

10 chiếc

Xe tải nhỏ

20 chiếc

Cần cẩu

4 chiếc

Cân

5 chiếc

Cầu cont chuyên dụng

2 chiếc

( Nguồn: Bảng thống kê CSVC từ phòng Vận Tải 2016)

Về cơng nghệ, hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm khai báo VNACCS đảm

bảo tuân thủ sự thay đổi theo quy định của Hải quan. Áp dụng phần mềm khai báo mới

nhất, theo đúng quy định, đảm bảo sự thuận tiện , nhanh chóng trong cơng tác khai báo

hải quan, từ đó cũng góp phần đem lại doanh thu cho hoạt động kinh doanh.

c, Trang thiết bị văn phòng:

Trang thiết bị như bàn, ghế, dụng cụ văn phòng được nhập khẩu từ Hàn Quốc và

Nhật Bản cũng như các thương hiệu lớn trong nước như Hòa Phát... Máy móc được

trang bị tối ưu để đáp ứng được yêu cầu công việc và đạt hiệu quả cao nhất. Trong các

phòng ban đều có các máy vi tính nối mạng phục vụ cho việc tìm thơng tin về thị

trường, khách hàng, theo dõi các thay đổi chính sách của Nhà nước và các cơ quan

hữu quan, mà đặc biệt là các thay đổi về chính sách thuế và hải quan; đồng thời cũng

để liên lạc với khách hàng thông qua mail. Tuy nhiên, có một số máy vì q cũ nên

trong q trình sử dụng đơi lúc bị đứng máy, treo máy…

33



3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Thương Mại và Đầu

tư Minh Giang

3.2.1. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 20142016:

Quá trình hoạt động của cơng ty Minh Giang là một quá trình phát triển liên tục

với nhiều thành tựu nổi bật cũng như những khó khăn, biến động nhất định. Dưới đây

là bảng đánh giá kết quả kinh doanh của công ty TNHH TM và đầu tư Minh Giang từ

năm 2014-2016:

Bảng 3.3. Doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty từ 2014 – 2016

Năm



2014



2015



2016



Tiêu chí

Tổng doanh thu ( tỷ đồng)



28,02



36,29



46,81



Tổng chi phí ( tỷ đồng)



26,98



34,39



42,84



Lợi nhuận trước thuế ( tỷ

đồng)

Lợi nhuận sau thuế ( tỷ đồng)



1,44



2,06



2,96



1,0



1,59



2,3



40,12 %



43,24 %



Tốc độ tăng trưởng so với năm

trước



( Nguồn: Báo cáo tài chính của cơng ty Minh Giang năm 2014-2016)

Bảng 3.4. Tình hình doanh thu từng lĩnh vực của công ty Minh Giang từ năm

2014-2016

Đơn vị: tỷ VNĐ, %

Năm



2014



2015



2016



Tốc độ tăng

trưởng năm 2016

so với 2015



7,05



Tốc độ tăng

trưởng năm

2015 so với

2014

34,49%



4,03



5,42



4,45



8,05



12,89



80,89%



60,12%



Môi giới Hải quan



0,87



1,33



2,08



52,87%



56,39%



Kinh doanh kho bãi



18,67 21,49 22,89



15,10%



6,51%



Tổng



28,02 36,29 44,91



29,5%



23,75%



Lĩnh vực

Giao nhận vận Đường

tải

biển

Đường

hàng

khơng



30,07%



( Nguồn: Báo cáo tài chính của phóng tài chính kế toán năm 2014- 2016)

34



Từ hai bảng số liệu trên, có thể thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty khá tốt, tăng dần qua các năm. Trong đó, giao nhận vận tải và kinh doanh kho

bãi là 2 lĩnh vực đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh

thu của 2 lĩnh vực này chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu và tăng dần qua

các năm. Tốc độ tăng trưởng của lĩnh vực giao nhận vận tải đường biển năm 2016 tăng

30,07% so với năm 2015. Bên cạnh đó trong những năm gần đây công ty cũng đang

chú trọng đầu tư, đổi mới, đẩy mạnh hoạt động môi giới hải quan, do đó mà hoạt động

này có nhiều biến động lớn và có những chuyển biến tích cực: tốc độ tăng trưởng năm

2016 tăng 56,39% so với năm 2015, việc đóng góp vào doanh thu của cơng ty trong

lĩnh vực này đang ngày càng tăng và tăng một cách nhanh chóng trong 3 năm gần đây.

Tuy nhiên, tốc độ gia tăng doanh thu trong hoạt động giao nhận của Công ty khá

thất thường, đôi lúc biến động mạnh. Như năm 2015 doanh thu bằng 29,5% so với

năm 2014 nhưng đến năm 2016 thì doanh thu chỉ bằng 23,75% so với năm 2015.

Nguyên nhân xuất phát từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các hoạt động

vận chuyển và lưu kho hàng hóa có giá trị lớn,nhưng chi phi cho các hoạt động đó

cũng lớn tương ứng khi công ty phải đầu tư cho trang thiết bị lớn như tàu, nhà kho,

xưởng, thuê máy bay. Các chi phí vận hành, bảo dưởng bảo trì hàng năm đã khiến lợi

nhuận của cơng ty giảm xuống.

3.2.2. Các loại hình dịch vụ cung cấp:

3.2.2.1. Giao nhận vận tải :

Giao nhận vận tải là một hoạt động truyền thống và then chốt của công ty Minh

Giang. Đối với thị trường trong nước công ty cung cấp các dịch vụ liên quan đến hoạt

động giao nhận vận tải như vận chuyển, giao nhận, gom hàng,... cho các doanh nghiệp

trên khắp cả nước tập trung chủ yếu ở khu vực phía bắc bằng đường bộ, đường biển,

đường sắt và đường hàng không, vận tải đa phương thức với các mặt hàng đa dạng,

phong phú về chủng loại.

Đối với hoạt động quốc tế, công ty tham gia vào thị trường các nước ở khu vực

châu Á như Thái Lan, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc...ngồi ra còn có

Mỹ.

Các mặt hàng mà cơng ty giao nhận vận tải trong cả vận tải đường biển và đường

hàng không chủ yếu là hàng đầu tư kinh doanh, hàng chế xuất và hàng sản xuất xuất

35



khẩu,...và cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận tải như làm thủ tục

cho tàu ra vào cảng, thu xếp việc bốc dỡ hàng, sửa chữa tàu, cung ứng tàu biển,... và

các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng khơng.

Nhờ có những lợi thế trên mà công ty mà công ty có thể đáp ứng nhu cầu đang khơng

ngừng tăng lên của nền kinh tế ngoại thương Việt Nam và các doanh nghiệp trên thế

giới. Sự phát triển của hoạt động giao nhận vận tải được thể hiện rõ nét trong kết quả

hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm.

Bảng 3.5. Doanh thu của hoạt động GNVT hàng XNK bằng đường biển và đường

hàng không của công ty giai đoạn 2014 – 2016

Năm



2014



Doanh thu hoạt động GNVT

( tỷ VNĐ)

Đường biển

Đường hàng

không

4,03

4,45



Tổng

doanh thu

( tỷ VNĐ)



Tỷ trọng



28,02



Đường

Đường

biển

hàng không

14,38%

14,93%



2015



5,42



8,05



36,29



14,93%



22,18%



2016



7,05



12,89



45,64



15,44%



28,24%



( Nguồn: Báo cáo tài chính của phòng tài chính năm 2014- 2016)

a. Vận tải đường biển:

Vận tải đường biển là một hoạt động truyền thống và then chốt của công ty Minh

Giang. Công ty cùng với một hệ thống đại lý rộng và mạnh ở khắp các quốc giá trên

thế giới (đặc biệt tại các quốc gia Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan, Thái

Lan, Mỹ….) cùng với mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn (Hanjin, K-line,

BIENDONG…) dịch vụ vận tải đường biển trở thành thế mạnh và là tiền đề phát triển

của cơng ty. Thương hiệu đó được khẳng định thơng qua các sản phẩm dịch vụ:

•



Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển

từ Việt Nam sang các nước ở khu vực châu Á và ngược lại, thông qua các phương thức



•



vận tải nguyên container và vận tải hàng lẻ .

Vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng bằng đường biển: Gàu xúc, tay xúc, xích,

tải... phụ tùng ơ tơ, các linh kiện điện tử từ Trung Quốc, Hàn Quốc (7 ngày), Sing (7

ngày), Mỹ, Nhật (8 ngày)… với chi phí rẻ nhất.

36



Từ bảng thống kê số liệu 3 năm gần nhất của phòng tài chính ta có thể thấy lợi

nhuận của hoạt động vận tải biển chiếm từ 14,38% ( năm 2014) đến 14,93% ( năm

2015) trong tổng doanh thu 1 năm của công ty, cụ thể doanh thu từ vận chuyển quốc tế

đường biển là 4,03 tỷ VNĐ năm 2014; 5,42 tỷ VNĐ năm 2015 và năm 2016 là 7,05 tỷ

VNĐ. Doanh thu của vận tải biển tăng dần đều qua các năm, tuy khơng có bước đột

phá mạnh nhưng hoạt động giao nhận vận tải đường biển vẫn đang trên đà phát triển

ổn định, cụ thể doanh thu năm 2016 tăng 25,76% so với 2015.

b. Vận tải bằng đường hàng không:

Nhận thức về tầm quan trọng và tiềm năng phát triển của vận chuyển hàng hóa

bằng đường hàng khơng, Minh Giang đã đẩy mạnh đầu tư và mở rộng thị trường cho

mảng dịch vụ này. Công ty đã thành lập bộ phận chuyên trách hàng hóa vận chuyển

bằng đường hàng khơng với các nghiệp vụ:

•

•

•

•



Phân tích giá và báo giá cước vận tải của các hãng bay.

Lựa chọn hãng hàng không đảm bảo về giá và tiến độ giao hàng.

Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng nhập khẩu theo đường hàng khơng.

Đóng gói, dỡ hàng, giao nhận hàng hóa tại sân bay.

Cơng ty Minh Giang vận tải hàng khơng có các tuyến chính là: Châu Âu, Đức,

Mỹ, Nga, Ba Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Thailand, Trung Đông trong

thời gian từ 2 -4 ngày về tới Hà Nội với một mức giá tốt và dịch vụ chuyên nghiệp

Vận tải đường hàng không là hoạt động mang về lợi nhuận lớn cho công ty,

chiếm từ 14,93% năm 2014 đến 28,24% năm 2016, cụ thể doanh thu từ vận chuyển

đường hàng không năm 2014 là 4,45 tỷ VNĐ, năm 2015 là 8,05 tỷ VNĐ và năm 2016

là 12,89 tỷ VNĐ.

3.2.2.2. Môi giới hải quan:

Công ty cung cấp dịch vụ môi giới tàu và hàng hóa cho các nhà XNK và các chủ

tàu khơng chỉ ở Việt Nam mà còn ở một số nước trong khu vực Đông Nam Á, Trung

Quốc, Nhật Bản,... Theo đó cơng ty sẽ thực hiện các công việc như khai thuê hải quan,

thủ tục thông quan hàng hóa và cung cấp các dịch vụ tư vấn liên quan đến Hải quan.

Việc áp dụng hệ thống phần mềm VNACCS/ VCIS trong việc khai báo hải quan

cùng đội ngũ nhân viên có chun mơn kinh nghiệm sẽ giúp đối tác hồn thành các thủ

tục một cách nhanh chóng. Đây cũng là điều kiện thuận lợi góp phần phát triển hoạt

động kinh doanh của công ty trong lĩnh vực môi giới hải quan.

37



3.2.2.3 . Kinh doanh kho bãi:

Các dịch vụ lưu kho của công ty bao gồm:

- Nhận và lưu kho hàng hóa

- Cung cấp xe nâng và cần cẩu

- Lựa chọn, đóng gói, đóng thùng, dán nhãn mác, phân loại và cách ly hàng hóa

- Giao hàng và phấn phối nhanh

- Bảo hiểm rủi ro và cháy nổ đối với hàng hóa trong kho

Đây là một trong những mảng dịch vụ thế mạnh của công ty; đồng thời cũng là

mục tiêu mà công ty hướng đến trong những năm tới.

Doanh thu của dịch vụ này đang có xu hướng tăng mạnh trong những năm gần

đây. Cụ thể là năm 2014 doanh thu của dịch vụ là 18,67 tỷ VNĐ, chiếm 66,63% tổng

doanh thu, năm 2015 là 21,49 tỷ VNĐ và 22,89 tỷ VNĐ vào năm 2016.

Công ty Minh Giang có cơ sở vật chất gồm hệ thống kho bãi tại Hà Nội và Hải

Phòng, cùng đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại kho bãi có thể đáp ứng

tốt nhu cầu của khách hàng về hàng hoá lưu kho, quản lý hàng hoá lưu kho và điều

phối phân phối hàng hóa thơng qua hệ thống vận tải trong nước và quốc tế.

Các kho hàng đều khá kiên cố, an ninh, nằm tại vị trí thuận lợi cho lưu trữ và

phân phối hàng hóa. Kho được trang bị hệ thống giá kệ chuyên dụng, hệ thống khai

thác đồng bộ, cùng phần mềm được quản lý bởi các nhân viên được đào tạo chuyên

nghiệp. Bên cạnh đó, Minh Giang còn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho việc

bốc dỡ hàng tại kho như xe nâng, băng tải, palet, vi tính, các phần mềm phục vụ việc

quản lý hàng hóa trong kho…

Diện tích kho bãi tại Hải Phòng là 10.000 m² và Hà Nội là 4.500 m²

Do đó kinh doanh kho bãi có đóng góp rất lớn vào doanh thu của cơng ty.

3.3. Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại cơng ty TNHH

Thương Mại và Đầu tư Minh Giang

Bước 1: Nhận yêu cầu từ

khách hàng



Bước 2: Liên hệ với hãng

tàu để đặt chỗ



Bước 3: Chuẩn bị chứng

từ và hàng xuất khẩu



Bước 6: Gửi chứng từ cho

đại lý nước ngoài



Bước 5: Phát hành vận

đơn



Bước 4: Thông quan hàng

xuất



38



Bước 7: Lập chứng từ kết

tốn và lưu hồ sơ



Sơ đồ 3.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

3.3.1. Nhận yêu cầu từ khách hàng:

Các nhân viên trong phòng Sale & Marketing của cơng ty sẽ gửi fax,mail hoặc

điện chào hàng đến các công ty XNK dựa theo chính sách mà cơng ty đã tìm hiểu được

trước đó hoặc trên quyển Trang Vàng để tìm kiếm khách hàng, xem khách hàng nào có

nhu cầu về dịch vụ khai báo hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hay khơng

cũng như xem khách hàng nào đang cần thuê kho bãi,nhà xưởng, đồng thời cũng chào

giá cước và cung cấp lịch tàu chạy cho khách hàng. Sau đó nếu đồng ý với các điều

khoản cũng như giá cước mà công ty đưa ra, khách hàng sẽ ký hợp đồng. Sau khi

khách hàng ký kết hợp đồng dịch vụ sẽ gửi yêu cầu đặt Booking note đến cho cơng ty,

bình thường thơng qua điện thoại, email, fax.

Công ty TNHH công nghệ Huawei Việt Nam là một khách hàng quen thuộc của

công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang. Công ty TNHH công nghệ

Huawei Việt Nam chuyên về sản xuất, phân phối cho khách hàng điện thoại di động và

các linh kiện điện tử. Khi có nhu cầu xuất hàng, bên Huawei sẽ liên lạc với nhân viêm

Sales của Minh Giang để yêu cầu sử dụng dịch vụ của công ty và cung cấp những

thông tin như:

- Loại hàng

Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại

container phù hợp. Huawei chuyên về sản xuất, phân phối cho khách hàng điện thoại

di động và các linh kiện điện tử. Vì thế loại container thường dùng là cont khô 20’DC,

40’DC

- Cảng đi, cảng đến

Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng

gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.

- Hãng tàu



39



Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư

ván cho khách hàng quen sử dụng dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.

Tuy nhiên công ty Huawei quen sử dụng dịch vụ của hãng tàu SITC nên nhân viên

Sales của Minh Giang sẽ báo giá cước cho khách hàng dó biết.

- Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm một lịch trình tàu phù hợp.

Xét một lơ hàng cụ thể của Huawei:











Tên hàng (Commmodity): Điện thoại di động và các linh kiện điện tử

Cảng đi (POL): Hải Phòng (Việt Nam)

Cảng đến (POD): NAGORA-OITA ( Nhật Bản)

Hãng tàu: Công ty Minh Giang liên kết với nhiều hãng tàu lớn trên thế giới. Hiện nay

các đại lý của công ty được phủ rộng trên khắp các quốc gia trên thế giới đó là một lợi

thế hơn so với các công ty giao nhận vận chuyển khác trong nước. Tùy theo nhu cầu

của khách hàng mà nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy

tín giá cước phù hợp, đảm bảo.

Khi đó khách hàng sẽ đưa cho nhân viên của công ty một thời gian dự kiến xuất

hàng, từ đó nhân viên cơng ty sẽ tìm một lịch trình thích hợp. Xét một lơ hàng cụ thể

của Công ty Huawei Việt Nam, công ty đã sử dụng dịch vụ của bên SITC . Phương

tiện vận chuyển dự kiến: Mare For 25N với ngày hàng đi dự kiến: 24/07/2016

Ta nhận thấy trong bước 1 (Nhận yêu cầu từ khách hàng ) do bộ phận Sale &

Marketting đảm nhiệm, trước hết bộ phận đã xác định được rõ nhiệm vụ của mình là

cần làm gì đối với khách hàng, tư vấn được các dịch vụ của công ty và yêu cầu khách

hàng cung cấp những thông tin liên quan đến mặt hàng xuất khẩu như: loại hàng, cảng

đi, cảng đến, ngày vận chuyển dự kiến… để phục vụ cho việc làm Booking note. Và

Minh Giang phải phải chịu sức ép từ chi phí để thu hút được khách hàng.

3.3.2. Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh của

Minh Giang sẽ liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì

mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên

các tuyến đường. Căn cứ vào giá chào của hãng tàu, nhân viên của Minh Giang sẽ tính

tốn chi phí và tiến hành chào giá và lên bản báo giá cho khách hàng.

Bộ phận kinh doanh của Minh Giang sẽ căn cứ trên Booking repuest của khách

hàng và gửi Booking repuest đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận

40



việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking note. Theo

luật, là khi hãng tàu gửi Booking note xong, thì cơng ty giao nhận phải ký và xác nhận

lại. Nhưng ở Minh Giang thì khơng có điều đó chỉ cần gửi lại là xong khơng cần ký và

xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngoài ý muốn như: sau khi vận

chuyển hàng tới nơi nhận hàng được thông báo là hàng hóa bị mất, sai lệch hoặc có

những đặc tính khác biệt với ban đầu thì khách hàng sẽ phản ánh với cơng ty giao nhận

khi đó bên Minh Giang không thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách cho

mình cũng như khơng thể dựa vào đó để tố cáo hãng tàu đã làm sai.

Sau khi có Booking note của hãng tàu, nhân viên kinh doanh của sẽ làm Booking

note theo mẫu của Minh Giang và gửi cho khách hàng để cho khách hàng nắm bắt

được tình hình sắp xếp hàng và làm thủ tục thơng quan. Ngồi ra nhân viên của cơng

ty Minh Giang cũng sẽ mang Booking xuống hãng tàu,cảng Hải Phòng để đổi lấy lệnh

cấp Container rỗng mang ra ngoài cảng để lấy vỏ Container. Nhân viên của Minh

Giang sẽ kiểm tra tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị méo,hỏng hay bị vấn

đề gì khơng bởi vì nếu khơng kiểm tra kỹ lưỡng thì khi đóng hàng vào đúng chiếc

Container bị hỏng rất có thể sẽ bị hãng tàu kiện đòi bồi thường, kiểm tra hồn thành

rồi kéo Container đến địa điểm lấy hàng kẹp chì xong chuyển hàng về cảng.

Mẫu Booking note của Minh Giang tương tự như mẫu gửi cho công ty TNHH

công nghệ Huawei Việt Nam bao gồm:

-



Số Booking note: HCOF1502107



-



Tên tàu: MARE FOR 25N



-



Cont/seal: NYKU4197134/VN6547090



-



Thời gian( closing time):24/07/2016 11:18:04 AM



-



Cảng xếp hàng ( port of lading): HẢI PHÒNG, VIỆT NAM



-



Cảng giao hàng ( port of delivery): NAGOYA, AICHI



-



Cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)): NAGOYA, AICHI



-



Số lượng hàng hóa (Quantity) : 40 Pallet



-



Loại hàng hóa ( Commodity ): Điện thoại di động và linh kiện điện tử



-



Các phụ phí khác ( nếu có)

Minh Giang có một lợi thế lớn là liên kết với nhiều hãng tàu lớn nên việc đặt

chỗ diễn ra rất nhanh chóng dễ dàng. Nhưng khi làm Booking note xong và gửi

41