1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

Đặc điểm nổi bật của thương mại quốc tế là việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ

( hàng hóa hữu hình và hàng hóa vơ hình ) giữa các quốc gia trong đó người bán và

người mua thường ở cách xa nhau. Việc di chuyển hàng hóa là do người vận tải đảm

nhận, đây là khâu nghiệp vụ quan trọng, thiếu nó thì coi như hợp đồng mua bán khơng

thể thực hiện được. Để cho hàng hóa được đến tay người mua, ta cần phải thực hiện

một loạt công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển đưa hàng ra cảng, làm thủ

tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến,… Tất cả các công

việc này gọi chung là “ Nghiệp vụ giao nhận- Forwarding ”.

Hiện nay,có rất nhiều khái niệm về dịch vụ giao nhận. Theo quy tắc mẫu của

FIATA về dich vụ giao nhận: “ Dịch vụ giao nhận được định nghĩa nhưu bất kỳ loại

dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân

phối hàng hóa cũng nhưu các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn,

thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.

Theo điều 233 Luật Thương mại Việt nam 2005, “ Giao nhận hàng hóa là hành vi

thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từu người gửi,

tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên

quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải

hoặc của người giao nhận khác”.

Nói tóm lại, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận

tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng ( người gửi ) tới người

nhận hàng ( người nhận ). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông

qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứu ba khác.

Giao nhận hàng hóa xuất khẩu là dịch vụ giao nhận hàng hóa từ trong nước cho

khách hàng quốc tế. Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành

chuẩn bị hàng hóa và lập một số chứng từ cần thiết về hàng hóa để giao hàng cho hãng

biển. Thông thường, họ sẽ ủy thác cho người giao nhận hay đại lý biển bằng một hợp

đồng ủy thác giao nhận. Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển

chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa.

b, Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:

Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có

liên quan đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi

9



hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia

khác bằng đường biển. Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển.

c, Người giao nhận:

Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của

khách hàng hoặc người chuyên chở. Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao

nhận gọi là người giao nhận.

Người giao nhận có thể là:

 Chủ hàng ( khi anh ta tự đứng ra thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hóa của



mình).

 Chủ tàu ( khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận)

 Công ty xếp dỡ hay kho hàng hoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một



người nào khác thực hiện dịch vụ đó.

Theo FIATA: “ Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở

theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản than anh ta

không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công

việc liên quan đến hợp đồng giao nhận nhưu bảo quản, lưu kho, lưu kho trung chuyên,

làm thủ tục hải quan, kiểm hóa…”

2.1.2. Đặc điểm của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:

Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là loại hình giao nhận được sử dụng phổ

biến nhất trên thế giới. Do cũng là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận hàng

xuất khẩu bằng đường biển cũng mang những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là hàng

hóa vơ hình nên khơng có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể cất giữ

trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, chất lượng của dịch vụ phụ thuộc

vào cảm nhận của người được phục vụ. Dưới đây là một số đặc điểm của dịch vụ giao

nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển:

- Dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển không tạo ra sản phẩm vật

chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt khơng gian chứ không tác động về

mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó. Nhưng giao nhận hàng xuất khẩu lại có tác

động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân.



10



- Mang tính thụ động: Đó là do dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của

khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về luật pháp, thể chế

của chính phủ ( nước XK, nước NK, nước thứ 3,…)

- Mang tính thời vụ: dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động XNK

nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa XNK. Mà thường hoạt động XNK mang

tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ.

- Không dự trữ được: dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu là kinh doanh các sản

phẩm vơ hình, có đặc trưng đặc biệt là không dự trữ được. Đây là những sản phẩm

không tồn tại dưới dạng vật chất hay vật phẩm cụ thể, người ta khơng thể nhìn thấy

hay sờ mó thấy sản phẩm vơ hình trước khi tiêu dùng nó. Do q trình sản xuất và tiêu

dùng dịch vụ diễn ra đồng thời nên không thể sản xuất dịch vụ hàng loạt và cất trữ, lưu

kho bãi sau đó mới tiêu dùng được. Một dịch vụ sẽ biến mất nếu ta khơng sử dụng nó.

- Ngồi những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ

giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để

hồn thành cơng việc tốt hay khơng còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất kĩ thuật và

kinh nghiệm của người giao nhận.

2.1.3. Phân loại:

a. Đối với hàng rời:

 Nhận hàng của khách hàng



Như đã thỏa thuận với khách hàng, người giao nhận sẽ nhận hàng của khách

hàng đưa đến cảng.

Nhân viên giao nhận vận chuyển phải làm các công việc :

- Kiểm tra kho hàng

- Kiểm tra hàng

- Kiểm tra bao gói

- Kiểm tra khối lượng

- Ghi chú về tình trạng hàng hóa vào phiếu nhận hàng

 Vận chuyển hàng hóa tới cảng



Nhân viên giao nhận vận tải sẽ vận chuyển theo tuyến đường đã chọn tới cảng,

tùy theo hàng hóa mà lựa chọn tuyến đường cũng như phương tiện chuyên chở cho

phù hợp

11



 Giao hàng tại kho, bãi



- Với hàng phải lưu kho

+ Nhân viên giao nhận phải lên phòng điệu độ để trao danh mục hàng xuất khẩu

+ Ký hợp đồng thuê kho và bốc xếp hàng hóa

+ Lấy lệnh nhập kho

+ Báo hải quan và kho

+ Giao hàng vào kho, bãi

 Kiểm hóa



- Liên hệ hải quan để đăng ký thời gian và địa điểm kiểm hóa, chúng ta phải đăng

ký việc này trước 1 ngày.

 Giao hàng lên tàu



- Trước khi có thể giao hàng lên tàu, người giao nhận phải báo cho Cảng về ngày,

giờ và loại tàu mà hàng hóa cần xếp lên. Đồng thời cũng phải ký hợp đồng với phía

xếp dỡ Cảng và trao cho cảng Bảng kê chi tiết hàng hóa để cảng bố trí phương tiện xếp

dỡ.

- Đối với hàng hóa lưu kho, nhân viên giao nhận của cơng ty phải tiến hành vận

chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng (chỗ

chứa hàng) bố tri xe và công nhân xếp hàng. Việc vận chuyển này do cảng tiến hành

theo yêu cầu của người giao nhận.

Việc giao hàng lên tàu do cảng đảm nhận dưới sự ủy thác của công ty giao nhận,

trong quá trình bốc hàng lên tàu sẽ có sự kiểm sốt của nhân viên giao nhận và nhân

viên hải quan. Sau khi xếp hàng, nhân viên giao nhận sẽ lấy biên lai thuyền phó trên

cơ sở đó để lập vận đơn chủ.

- Trong trường hợp hàng không lưu tại kho bãi, các bước giao hàng cho tàu về cơ

bản như với hàng qua cảng, có điều khác là nhân viên giao nhận phải trực tiếp giao

hàng cho tàu. Trong trường hợp này còn gọi là giao hàng tay ba, tức là giao nhận trực

tiếp giữa cán bộ giao nhận, tàu và cảng.

b. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

 Đối với hàng nguyên container (FLC/FLC)



Khi gửi hàng có khối lượng hàng hố lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc

nhiều Container thì áp dụng phương pháp FCL/FCL.

12



- Tiến hành nhận hàng

Nhân viên của công ty giao nhận có thể nhận hàng và kiểm hàng tại kho của

khách hàng hoặc của công ty, tùy theo khả năng đáp ứng các kho của công ty giao

nhận và điều kiện của khách hàng.

- Đóng hàng vào container

Nhân viên giao nhận tiến hành nhận container sau khi ký giấy lưu cước (Booking

note) nhận phiếu đóng gói, chì và lệnh vỏ container rỗng. Tùy theo số lượng và kiểu

cách hàng hóa mà cơng ty giao nhận đã lên phương án mượn loại container thích hợp.

Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao nhận là người có khả năng

kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng hỏng hàng hoặc các rủi ro trong

quá trình vận chuyển.

Nhân viên giao nhận hoặc vận tải sau đó kéo container về kho của khách hàng

hoặc kho của công ty giao nhận để xếp hàng.

- Kiểm hóa

Đồng thời với việc mang container rỗng về cơ sở, cán bộ giao nhận liên lạc với

hải quan để tiến hành kiểm hóa. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hóa ngay tại cơ sở

của cơng ty và giám sát q trình xếp hàng vào container. Thông thường hải quan kiểm

tra khoảng 10% số lượng hàng hóa giao. Sau khi xếp hàng nhân viên hải quan tiến

hành niêm phong kẹp chì và xác nhận tờ khai hải quan để người vận tải đưa container

đến bãi.

- Tiến hành giao hàng

Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ

bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hải quan và

lấy Biên lai thuyền phó. Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy Biên lai thuyền phó đổi lấy

vận đơn.

 Đối với hàng lẻ (LCL/LCL)



Phương pháp gửi hàng có khối lượng hàng hố nhỏ, khơng đủ xếp đầy một

Container, thì áp dụng phương pháp LCL/LCL.

- Nhận hàng:



13



Trước khi nhận hàng của khách hàng, nhân viên giao nhận ký Booking note và

thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ địa điểm giao hàng. Nhận hàng cũng yêu cầu kiểm

tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng.

- Vận chuyển và giao hàng

Mang hàng đến và giao cho hãng tàu hoặc thông quan nội địa (ICD). Chuyển các

chứng từ cần thiết liên quan đến thương mại, vận tải và thủ tục hải quan cho người

gom hàng

Mời đại diện hải quan đến để kiểm tra kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào

container, xếp hàng dưới sự giám sát của cảng và nhân viên giao nhận.

Trách nhiệm bốc hàng là sẽ do người chuyên chở đảm nhiệm. Sau khi xếp hàng

lên tàu thì lấy vận đơn House B/L. (Bill of Loading)

 Gửi hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL- LCL/FCL)



Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên FCL /LCL là một chủ hàng

đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container, LCL/FCL nghĩa là

nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận.

Tuỳ theo điều kiện cụ thể, người chủ hàng (hoặc người giao nhận) có thể thoả

thuận với người chuyên chở áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp như: FCL/LCL

hoặc LCL/ FCL. Đó là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp gửi hàng chính ở

trên. Do đó, trách nhiệm của người chủ hàng và người chuyên chở cũng thay đổi cho

phù hợp.

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao

nhận vận tải quốc tế:

Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên sẽ sẽ gọi điện để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu hoặc khách hàng sẽ

gọi cho nhân viên Sale ( nếu là khách hàng quen) và thơng báo có hàng cần đi và cung

cấp cụ thể chi tiết hàng hóa. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ từ khách hàng thông tin sau:

-



Loại hàng

Căn cứ vào loại hàng, số lượng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại

container phù hợp ( nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh 20’RF, 40’RH

tùy vào số lượng hàng hóa; hàng bách hóa hoặc nơng sản thì chọn cont khơ: 20’DC,

40’DC hoặc 40’HR đối với hàng cồng kềnh). Cũng như các quy định của nước nhập

14



khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy hải quan về sinh an

tồn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…

-



Cảng đi, cảng đến

Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách càng gần, thời gian

vận chuyển ngắn thì chi phí sẽ thấp và ngược lại.



-



Hãng tàu

Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên sẽ tư vấn cho khách

hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.



-



Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm một lịch trình phù hợp.

Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ

liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có

lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.

Căn cứ vào giá chào của hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính tốn chi phí và tiến hành

chào giá và báo giá cho khách hàng.

Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking note của khách hàng và gửi Booking

note đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công

cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking confirmation hay còn gọi là lệnh cấp

container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa những thông tin cần thiết như sau:

Số Booking note, tên tàu, cảng xếp hàng ( port of lading), cảng giao hàng ( port

of delivery), cảng chuyển tải (



port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp



container rỗng, giờ cắt máng ( closing time)..

Sau khi có Booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi

Booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất

khẩu. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai hải quan và vận chuyển nội địa

của cơng ty thì khách hàng sẽ gửi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng

xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của cơng ty. Sau khi tiếp nhận

nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa

container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng

vào container ở cảng. Sau đó tiến hành thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu đó.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và chứng từ hàng hóa

15