2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế:

khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy hải quan về sinh an

tồn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…

-



Cảng đi, cảng đến

Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách càng gần, thời gian

vận chuyển ngắn thì chi phí sẽ thấp và ngược lại.



-



Hãng tàu

Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên sẽ tư vấn cho khách

hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.



-



Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm một lịch trình phù hợp.

Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ

liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có

lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.

Căn cứ vào giá chào của hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính tốn chi phí và tiến hành

chào giá và báo giá cho khách hàng.

Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking note của khách hàng và gửi Booking

note đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công

cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking confirmation hay còn gọi là lệnh cấp

container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa những thông tin cần thiết như sau:

Số Booking note, tên tàu, cảng xếp hàng ( port of lading), cảng giao hàng ( port

of delivery), cảng chuyển tải (



port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp



container rỗng, giờ cắt máng ( closing time)..

Sau khi có Booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi

Booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất

khẩu. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai hải quan và vận chuyển nội địa

của cơng ty thì khách hàng sẽ gửi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng

xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của cơng ty. Sau khi tiếp nhận

nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa

container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng

vào container ở cảng. Sau đó tiến hành thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu đó.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và chứng từ hàng hóa

15



 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu. Bước này công ty không phải làm mà người xuất khẩu



làm.

 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa



Tùy theo yêu vầu của mỗi loại hợp đồng, hoặc L/C để lập các chứng từ hàng hóa

sao cho phù hợp. Thơng thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm:

-



Giấy phép xuất khẩu- Export Licence (Tùy theo từng đối tượng mặt hàng xuất khẩu và

theo quy chế điều hành xuất nhập khẩu trong từng giai đoạn cụ thể để áp dụng).



-



Hợp đồng ủy thác xuất khẩu



-



1 Packing List ( bên khách hàng sẽ cung cấp)



-



1 Invoice ( bên khách hàng cung cấp )



-



Định mức ( bên khách hàng cung cấp)



-



1 lệnh cấp container rỗng và giao nhận xuống cảng.



-



Giấy chứng nhận xuất xứ-Certificate of Origin (C/O)



-



Giấy chứng nhận chất lượng- Certificate oof Quality



-



Giấy chứng nhận trọng lượng- Certificate of Weight



-



Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary…

Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan.

Hồ sơ hải quan gồm:

-



Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành



cho hải quan lưu)

-



Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao



-



Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính



-



Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính



-



Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu



doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)

-



Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản



Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ đến cơ

quan hải quan để đăng ký hải quan. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ kiểm tra,nếu thấy đầy

đủ và chính xác sẽ đóng và ký và giấy đăng ký. Còn nếu xảy ra sai sót dù là rất nhỏ,thì

cũng u cầu làm lại cho chính xác thì thơi.

Bước 4.: Thơng quan hàng hóa

16



Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thơng tin về

hàng hóa mà cơng ty thu thập được như:

+ Hợp đồng thương mại

+ Invoice

+ Packing list

Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ ECUS KD” để

truyền số liệu trên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải

quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.

Hàng hóa xuất khẩu được phân ra làm ba luồng theo nguyên tắc sau:

- Luồng xanh:

Đối với hàng xuất khẩu có một trong hai điều kiện sau:

+ Hàng xuất khẩu ( trừ hàng xuất khẩu từ nguyên liệu nhập khẩu )

+ Hàng xuất khẩu có giấy phép của cơ quan có thẩm quyền và chù hàng đã nộp

văn bản cho phép cho cơ quan hải quan.

Hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng này được: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn

kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt,

đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

- Luồng vàng:

+ Hàng hóa thuộc doanh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hoặc phải

giám định, phân tích, phân loại nhưng chưa nộp văn bản cho phép của cơ quan có

thẩm quyền cho cơ quan hải quan.

+Hàng hóa thuộc diện phải nộp thuế ngay

+Hàng hóa có phát hiện nghi vấn về hồ sơ hải quan.

Hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng này được: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ

sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ

được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục

hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

- Luồng đỏ:

+ Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan

+ Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu có khả năng vi phạm pháp luật

+ Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu có dấu hiệu vi phạm pháp luật

17



Hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng đỏ thì: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra

thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình

5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng

với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong

(seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai

báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục

hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Có 3 mức độ kiểm tra ở luồng đỏ:

* Mức (a) : kiểm tra tồn bộ lơ hàng

* Mức (b) : kiểm tra 10% lơ hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu

phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.

* Mức (c) : kiểm tra 5% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu

phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.

Nhờ vào bước cải tiến này mà thời gia làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công

trước đây. Tuy nhiên phần mềm mới được ứng dụng nên vẫn còn sai sót trong thao tác

nhập dữ liệu.

Bước 5: Phát hành vận đơn

Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ để phát hành vận

đơn cho khách hàng. Sau đó khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm

tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có khác biệt gì khơng để chỉnh sửa ( nếu có).

Vận đơn đường biển ( B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển

do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành sau khi nhận hàng

để xếp.

Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng

khác nhau:

 Vận đơn đối với hàng rời:



Người giao nhận giao hàng cho đại lý tàu tại cảng bốc và yêu cầu ký phát vận

đơn. Sau đó đại lý tàu ở cảng bốc ký phát cho người gửi hàng vận đơn gốc, nội dung

vận đơn bao gồm những nội dung cơ bản:

- Shipper: Tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại,…

- Consignee: Tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại,…

18



- Notify Party: Tên người nhận thông báo hàng đến, địa chỉ, số điện thoại,…

- Vessel/Voy.No: Tên tàu/ Số chuyến

- Port of loading: càng load hàng

- Post of discharge: cảng dỡ hàng

- Description of goods: Mơ tả hàng hóa

- Freight prepaid: Cước trả tại cảng load hàng

Đại lý tàu ở cảng dỡ gửi thông báo hàng tới cho Consignee (Người nhận hàng).

Consignee xuất trình B/L hợp lệ. Sau đó đại lý tàu ở cảng dỡ ký phát D/O (Delivery

Order), thông thường 1 B/L đổi được 3 D/O và Consignee làm thủ tục nhập khẩu.

 Vận đơn container theo cách gửi FCL/FCL:



Chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng container gọi là vận đơn container

(Container Bill of Lading), do người chuyên chở hoặc đại diệm của họ ký phát cho

người giao nhận sau khi nhận container chứa hàng đã được niêm phong kẹp chì để

chun chở.

Thơng thường vận đơn container được ký phát trước khi container được xếp lên

tàu, thuộc dạng vận đơn nhận hàng để xếp (Received for Bill of Lading). Nhìn chung

đối với loại vận đơn này (nếu thanh tốn bằng tín dụng chứng từ - L/C) thường ngân

hàng khơng chấp nhận thanh tốn trừ khi trong tín dụng thư có ghi "chấp nhận vận đơn

nhận hàng để xếp" (Received for Bill Lading Acceptable).

Vì vậy, khi container đã được bốc lên tàu, người giao nhận nên yêu cầu người

chuyên chở ghi chú thêm trên vận đơn : "container đã được bốc lên tàu ngày ...."

(Shipped on board, on...) và có ký xác nhận. Lúc này vận đơn trở thành "vận đơn đã

xếp hàng" (Shipped on board Bill of Lading) và được ngân hàng chấp nhận làm chứng

từ thanh toán.

 Vận đơn container theo cách gửi LCL/LCL.



Ngưởi giao nhận đứng ra tổ chức nhận hàng và chuyên chở thì sẽ có hai loại vận

đơn được ký phát:

+ Vận đơn của người giao nhận (House Bill of Lading)

Người giao nhận trên danh nghĩa là người chuyên chở sẽ ký phát cho người chủ

hàng lẻ của mình. Trong vận đơn này cũng có đầy đủ các thơng tin chi tiết cần thiết về

người gửi hàng (người xuất khẩu), người nhận hàng (Người nhập khẩu). Người nhận

19



hàng lẻ sẽ xuất trình vận đơn của người giao nhận hàng lẻ cho đại diện hoặc đại lý của

người giao nhận hàng tại cảng đích để được nhận hàng.

Vận đơn người giao nhận vẫn có thể dùng trong thanh toán, mua bán và giao

dịch. Song để tránh trường hợp ngân hàng không chấp nhận vận đơn của người giao

nhận là chứng từ thanh toán, người xuất khẩu nên yêu cầu người nhập khẩu ghi trong

tín dụng chứng từ "vận đơn người gom hàng được chấp nhận" (House Bill of Lading

Acceptable).

+ Vận đơn thực của người chuyên chở.

Người chuyên chở thực sau khi nhận container hàng hóa của người giao nhận sẽ

ký phát vận đơn cho người giao nhận theo cách gửi hàng nguyên container

(FCL/FCL). Trên vận đơn, người gửi hàng là người giao nhận, người nhận hàng là đại

diện hoặc đại lý của người giao hàng ở cảng đích.

Bước 6. Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất ( HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ

gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển cho đại lý theo dõi tiếp lơ hàng tại

cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L..

Bước 7: Lập chứng từ và kết toán hồ sơ

Dựa vào Booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trước ( freight prepaid)

nên nhân viên chứng từu sẽ làm Debit note( giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển

cho bộ phận kế toán theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh tốn cước

phí và các khoản phí liên quan ( Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp

vận đơn cho họ.

Sau khi hoàn thành thủ tục xong, người giao nhận sẽ trả chứng từ cho khách hàng

và công ty cũng lưu lại 1 bộ.

2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.3.1 Chứng từ hải quan

•



Giầy phép xuất khẩu



•



Tờ khai hải quan :



20



Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất

trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh

thổ quốc gia.

Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam quy định việc khai báo hải quan

là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia. Mọi

hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan

hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành.

2.3.2 Chứng từ hàng hóa

•



Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice):

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hố đơn thương

mại. Ðó là u cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi

trên hố đơn. Hóa đơn thương mại gồm:

- Ngày tháng lập hóa đơn thương mại.

- Thơng tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế…

- Thơng tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký

hiệu mã…

- Ngày gửi hàng.

- Tên tàu, thuyền, số chuyến.

- Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến.

- Địa chỉ cảng đi, cảng đến.

- Điều kiện giao hàng.

- Điều kiện và điều khoản thanh tốn.



•



Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sale Contract):

Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở

kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào

quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên nhập khẩu

có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.



•



Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất

khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu

xác nhận.

21