3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất

trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh

thổ quốc gia.

Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam quy định việc khai báo hải quan

là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia. Mọi

hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan

hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành.

2.3.2 Chứng từ hàng hóa

•



Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice):

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hố đơn thương

mại. Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi

trên hố đơn. Hóa đơn thương mại gồm:

- Ngày tháng lập hóa đơn thương mại.

- Thơng tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế…

- Thơng tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký

hiệu mã…

- Ngày gửi hàng.

- Tên tàu, thuyền, số chuyến.

- Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến.

- Địa chỉ cảng đi, cảng đến.

- Điều kiện giao hàng.

- Điều kiện và điều khoản thanh tốn.



•



Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sale Contract):

Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở

kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào

quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hố. Bên nhập khẩu

có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.



•



Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất

khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu

xác nhận.

21



Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà

nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi

thực hiện chế độ hạn ngạch. Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm

chất của hàng hố bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới

chất lượng hàng hố.

•



Phiếu đóng gói ( Packing list):

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hố đựng trong một kiện hàng.

Phiếu đóng gói được sử dụng để mơ tả cách đóng gói hàng hố ví dụ như kiện hàng

được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói,

kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói… Phiếu đóng gói được đặt trong

bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn

bên ngồi bao bì.



•



Bảng kê khai chi tiết hàng hóa ( Cargo list) :

Bảng kê hàng chuyên chở là bảng kê các hàng hóa gửi đi. Bảng kê do chủ hàng

lập và xuất trình cho người đại diện của vận tải.

Đây là cơ sở để người vận tải vạch sơ đồ sắp xếp hàng lên tàu, để cơ quan giao

nhận, vận tải ngoại thương xét thứ tự ưu tiên cần được gửi trước, gửi sau, để tính phí

liên quan đến việc xếp hàng hóa, phí lưu kho, phí cẩu hàng…

2.3.3 Chứng từ vận tải



•



Lệnh cấp container rỗng ( Empty Release Order):

Là một chứng từ do người khai thác container ký phát yêu cầu cảng cấp container

rỗng cho chủ hàng để đóng hàng.

Có 2 loại lệnh cấp container rỗng:

- Lệnh cấp container rỗng có chỉ danh (còn gọi là chỉnh định số): là lệnh mà trên

đó người ta u cầu cấp đích danh container có số hiệu nào đó.

- Lệnh cấp container rỗng khơng chỉ danh; là lệnh trên đó người ta khơng u

cầu cấp các container có số hiệu cụ thể. Trên lệnh này, người ta chỉ yêu cầu số lượng,

loại container (20’ hay 40’, thơng gió tồn phần hay thơng gió một phần, loại thuần

chủng hay Leasing…), chủ khai thác của container. Sau khi cấp đúng chủng loại

container theo yêu cầu, số hiệu cụ thể của container đã cấp sẽ được ghi vào ô để trống

trên lệnh và cập nhật vào mạng vi tính.

22



•



Chỉ thị xếp hàng (shipping note)

Là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung

cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu và những chỉ dẫn cần thiết.



•



Biên lai thuyền phó ( Mate's receipt):

Biên lai thuyền phó là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên

tàu, xác nhận đã nhận hàng chuyên chở.

Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa và

tình trạng hàng hóa xếp lên tàu mà các nhân viên kiểm kiện trên tàu đã tiến hành trong

khi hàng hóa bốc lên tàu.



•



Vận đơn đường biển (B/L – Bill of Loading):

Là chứng từ vận tải mà người chuyên chở hàng hoá hay đại diện của họ ký phát

cho người gửi hàng sau khi nhận hàng để chuyên chở. Theo thông lệ quốc tế, vận đơn

có chức năng chủ yếu là:



-



Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải.



-



Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở.



-



Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hố có thể chuyển từ người gửi hàng sang người

nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng.

* Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:

- Số vận đơn (number of bill of lading)

- Người gửi hàng (shipper)

- Người nhận hàng (consignee)

- Địa chỉ thông báo (notify address)

- Chủ tàu (shipowner)

- Cờ tàu (flag)

- Tên tàu (vessel hay name of ship)

- Cảng xếp hàng (port of loading)

- Cảng chuyển tải (via or transhipment port)

- Nơi giao hàng (place of delivery)

- Tên hàng (name of goods)

- Kỹ mã hiệu (marks and numbers)

- Cách đóng gói và mơ tả hàng hố (kind of packages and discriptions of goods)

23



- Số kiện (number of packages)

- Trọng lượng tồn bộ hay thể tích (total weight or mesurement)

- Cước phí và chi chí (freight and charges)

- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)

- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)

- Chữ ký của người vận tải (thườnglà master’s signature)

Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu

trên biên lai thuyền phó.

* Mặt thứ hai của vận đơn

Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người th

tàu khơng có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau

thường gồm các nội dung như các định nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách

nhiệm của người chuyên chở, điều khoản xếp dỡ và giao nhận, điều khoản cước phí và

phụ phí, điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản miễn

trách của người chuyên chở...

Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định,

nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các cơng ước, tập quán quốc

tế vận chuyển hàng hoá bằng đường biển.

Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ

phận chứng từ sẽ đưa cho nhận viên giao nhận vận đơn đề thực xuất. Nhân viên giao

nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận

thực xuất.

•



Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest)

Là chứng từ kê khai hàng hóa trên tàu, cung cấp thông tin về tiền cước ( freight

manifest). Bản lược khai do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để

cung cấp thông tin người giao nhận hoặc cho chủ hàng. Được dùng để:



-



Xuất trình cho hải quan kiểm tra khi tàu ra/ vào cảng



-



Cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng



-



Căn cứ để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu về chi phí liên quan



-



Cơ sở để lập biên bản kết tốn nhận hàng với tàu.



•



Sơ đồ xếp hàng ( Cargo plan):

24



Là bản vẻ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu sao cho hiệu quả nhất theo các quy

tắc nhất định của hang tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian

cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lơ hàng của mình đặt cạnh lơ hàng nào.

Sơ đồ xếp hàng có chức năng

-



Giúp người chuyên chở cân đối trọng lượng hàng trên tàu, giúp tàu không bị nghiêng

ngã và dễ vận hành.



-



Giúp ban quản lý cảng vụ lên kế hoạch chất xếp theo đúng sơ đồ, không bị xáo trộn

hoặc nhầm lẫn. Giúp rút ngắn thời gian đóng hàng.



•



Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)

Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tầu trên đó ghi số lượng

hàng hoá đã được giao nhận tại cầu. Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên

tầu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép.

Công việc kiểm đếm tại tầu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số

chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày….

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tầu. Do

đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hố một

bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này.

2.3.4 Chứng từ khác



•



Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)

Đây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hóa tại nước người nhập

khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp. Biên bản này được

lập theo quy định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.



•



Biên bản giám định số lượng/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi

phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định

số lượng/trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.



•



Thư khiếu nại:

Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn

yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp

đồng cho phép có quyền khiếu nại).



•



Biên bản giám định của cơng ty bảo hiểm.

25



Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tế

của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi

thường tổn thất.

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường

biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.4.1. Các nhân tố vĩ mơ:

•



Mơi trường kinh tế

Yếu tố kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định của nền

kinh tế, sự ổn định của giá cả, lạm phát, tỷ giá hối đoái, kim ngạch xuất nhập khẩu...

làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận vận tải. Những

biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức cho doanh

nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần theo dõi phân tích và dự báo biến động của các yếu

tố kinh tế để đưa ra giải pháp, chính sách tương ứng cho từng thời điểm cụ thể



•



Mơi trường tự nhiên

Yếu tố tự nhiên tác động khá lớn đến hoạt động giao nhận bởi các tuyến đường

biển vốn rất dài đi qua nhiều vùng biển và khí hậu khác nhau điều đó đã làm tăng nguy

cơ rủi ro cho tàu biển như song thần, bão, mưa… Nó gây cản trở cũng như khó khăn

cho việc chuyên chở hàng hóa và làm ảnh hưởng tới tính thời vụ của các doanh nghiệp

giao nhận hàng hóa quốc tế. Và nhiều khi cũng chính yếu tố thời tiết ảnh hưởng đến

chất lượng hàng hóa.

Trong q trình giao hàng nếu thời tiết tốt thì hàng hóa sẽ được vận chuyển an

tồn và nhanh chóng. Ngược lại nếu thời tiết xấu như lũ lụt, mưa bão, động đất, gió

nồm,...thì nguy cơ hàng bị hư hỏng và tổn thất là rất cao và làm chậm trễ, trì hỗn q

trình giao hàng xuất khẩu, làm giao hàng chậm cho đối tác.



•



Mơi trường chính trị- xã hội , pháp luật:

Sự ổn định chính trị, xã hội cũng mỗi quốc gia khơng chỉ tạo điều kiện cho quốc

gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương

nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.

Những biến động trong mơi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên

quan đến hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất

khẩu bằng đường biển. Ví dụ như, ở một nước có tình hình chính trị biến động, đang

26



có xung đột vũ trang xảy ra thì sẽ khơng thể tiến hành hoạt động nhận và giao hàng

cho hãng tàu biển ( nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người

nhận hàng ( nếu đó là nước nhận hàng) hoặc tàu biển phải thay đổi lộ trình ( nếu đi qua

nước đó)… Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những

trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách nhiệm cho người chuyên chở cũng

như người giao nhận.

Do phạm vi hoạt động ở đây là giữa các quốc gia trên thế giới với nhau, cho nên

luật pháp áp dụng ở đây là luật pháp quốc tế. Người chuyên chở nên am hiểu về luật

pháp quốc tế, cũng những luật pháp của nhiều quốc gia khác.

Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển ảnh hưởng bởi các quy

phạm pháp lật quốc tế ( các Công ước về vận đơn vận tải, Công ước về hợp đồng mua

bán hàng hóa…); các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao

nhận vận tải; các hợp đồng và tín dụng thư…

Cơng ước quốc tế bao gồm:

 Công ước viên 1980 về buôn bán quốc tế

 Công ước về vận tải như: Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn



đường biển ký tại Brussels 25/08/1924, còn được gọi là quy tắc Huge.

Bên cạnh luật pháo quốc tế, Nhà nước Việt Nam còn ban hành nhiều quy phạm

pháp luật liên quan đến vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như: Bộ luật hàng

hải Việt Nam 2005, Luật thương mại Việt nam 2005,....

•



Cơ chế quản lí vĩ mơ của Nhà nước

Đây là nhân tố ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu. Nếu

Nhà nước có những chính sách thơng thống, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của

giao hàng quốc tế, ngược lại sẽ kìm hãm nó.

Khi nói đến cơ chế quản lí vĩ mơ của Nhà nước, chúng ta khơng thể chỉ nói đến

những chính sách riêng về vận tải biển hay giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Cơ

chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu

nói chung. Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động

xuất khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường

biển.



•



Tình hình xuất nhập khẩu trong nước

27