4 Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang

dựng và duy trì được các khách hàng lớn, thường xuyên và trung thành như: công ty

TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH công nghệ Huawei Việt Nam,….

- Về chất lượng dịch vụ, hiện tại mọi hoạt động cung cấp dịch vụ của Minh

Giang được tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó mơ tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng

cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện. Do vậy, cơng ty đảm bảo được

tính ổn định về chất lượng dịch vụ khá cao.

Đồng thời, quy mô công ty cũng được mở rộng và đa dạng hóa các dịch vụ cung

cấp cho khách hàng. Hiện nay, công ty đang có kế hoạch thành lập riêng bộ phận

chuyên trách về vận tải đường biển nhằm chun mơn hóa, phát huy lợi thế vốn có của

cơng ty và đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.

3.4.2. Những tồn tại:

- Trong từng giai đoạn của quy trình

+ Khi nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính tốn chi phí

và tiến hành chào giá cho khách hàng

Với tình hình tồn cầu hóa diễn ra ngày một mạnh mẽ, việc xuất hiện nhiều công

ty giao nhận vận tải quốc tế là yếu tố vô cùng cần thiết. Chính vậy đã dẫn đến tình

hình cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các công ty giao nhận như hiện nay, để thu hút

khách hàng, công ty phải cung cấp mức dịch vụ chất lượng cao với mức giá thấp. Điều

này rất khó trong đều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay công ty luôn cần đưa ra một

mức giá hợp lý để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mình. Vì vậy nếu khơng xử lý

khéo léo công ty rất dễ đánh mất khách hàng.

+ Khi chuẩn bị chứng từ hải quan hàng xuất khẩu

Đây là công việc cần chuẩn bị rất nhiêu giấy tờ, những giấy tờ do công ty chuẩn

bị và những giấy tờ khách hàng chuẩn bị. Với số lượng giấy tờ nhiều như vậy sẽ không

tránh được những trường hợp nhân viên chuẩn bị thiếu hoặc sai sót số vận đơn, số

lượng chủng loại hàng hóa.., đặc biệt là những giấy tờ đặc biệt chỉ xuất hiện tại ít lơ

hàng ( như đối với hàng xuất đi Nhật phải khai thêm AFR, đi Mỹ khai thêm AMS…).

Và với các hợp đồng khác nhau cũng yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau, mỗi loại

hợp đồng lại có những yêu cầu riêng về loại giấy cần chuẩn bị. Việc chuẩn bị sai hoặc

thiếu giấy tờ khi làm thủ tục hải quan sẽ làm tốn rất nhiều thời gian và phát sinh thêm

49



chi phí. Khi làm việc với cơ quan hải quan chỉ cần có một sai sót nhỏ cũng sẽ bị yêu

cầu làm lại và hồn thiện cho tới khi nào chính xác.

+) Khi đặt chỗ ở hãng tàu

Một hạn chế có thể nhìn thấy được ngay, đó là về việc khi làm Booking note

xong và gửi Booking note lại cho hãng tàu, thì công ty giao nhận phải ký và xác nhận

lại. Riêng ở Minh Giang thì khơng có điều đó chỉ cần gửi lại là xong không cần ký và

xác nhận lại, chính vì vậy mà khi xảy ra những việc ngồi ý muốn, Minh Giang không

thể dựa vào Booking note để làm cơ sở miễn trách nhiệm cho mình, dẫn đến khi xảy ra

tranh chấp về pháp luật gây nên thiệt hại cũng như hậu quả khơng mong muốn. Ngồi

ra thực tế của việc kiểm tra vỏ Container rỗng cũng không được nhân viên của Minh

Giang tiến hành kiểm tra cẩn thận xem tình trạng vỏ và tình trạng container xem có bị

méo,hỏng hay bị vấn đề gì khơng. Việc khơng kiểm tra kỹ lưỡng làm cho khi đóng

hàng vào đúng chiếc Container bị hỏng rất có thể sẽ bị hãng tàu kiện đòi bồi thường.

+ Khi thơng quan hàng xuất khẩu

Hầu như các công ty đều khai hải quan trên phần mềm khai báo điện tử

‘ECUS/VNACCS’ để truyền số liệu trên tờ khai trên mạng giúp tiết kiệm thời gian

cũng như chi phí. Do phần mềm mới được ứng dụng vào thực tiễn nên vẫn còn xảy ra

nhiều sai xót như sai về số vận đơn, mã hợp đồng mã hàng hóa, tính tốn thuế….

- Với tồn bộ quy trình nói chung

+ Xét với tồn bộ quy trình có thể thấy, quy trình còn chịu sự ảnh hưởng của các

tác động bên ngoài doanh nghiệp như: Khách hàng, hãng tàu, công ty bảo hiểm, cơ

quan hải quan, bộ phận kho bãi tại cảng, yếu tố thời tiết. Cũng bởi các tác động bên

ngồi này mà nhiều khi doanh nghiệp khơng thể khống chế được những sai xót cũng

như những rủi ro có thể xảy ra.

+ Thời gian giao nhận đơi khi bị chậm trễ do sự liên kết của Minh Giang với các

hãng tàu và các đơn vị vận chuyển khác vẫn còn lỏng lẻo, chưa ăn khớp dẫn đến kế

hoạch giao hàng gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt đối với những lô hàng phải chuyển tiếp

qua nhiều tàu khác rất dễ gặp sự cố như mất mát, hư hỏng hàng hóa, hàng hóa lên tàu

muộn, thiếu tờ khai,…

+ Chất lượng đội ngũ nhân viên không đồng đều. Mặc dù phần lớn nhân viên

của cơng ty có trình độ tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm, nhưng thực trạng công ty

50



hiện nay vẫn còn một bộ phận nhỏ nhân viên mới đi làm chưa được tham gia các khóa

học đào tạo nghiệp vụ nhận hàng một cách bài bản nên trong quá trình làm việc thực

tế, do thiếu kiến thức, trình độ cũng như kĩ năng nên đã gây ra rất nhiều sai sót ở các

khâu của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.

Bên cạnh đó, tuy doanh thu và khối lượng hàng đều tăng qua các năm xong lợi

nhuận thu được chưa tương xứng, do chi phí bỏ ra cao. Các chi phí lớn mà cơng ty bỏ

ra có thể kể đến như: tiền lương thưởng cho nhân viên, khấu hao tài sản, máy móc

thiết bị, chi phí vận tải, thủ tục hành chính và chi phí tiếp khách.

3.4.3. Nguyên nhân của những tồn tại:

3.4.3.1. Nguyên nhân khách quan:

-Thứ 1: Từ sự biến động của thị trường, ngoài những yếu tố quốc tế bất lợi, kết

quả hoạt động giao nhận vận tải của cơng ty còn bị nhân tố giá làm cho mất cân đối.

Đó chính là giá cước vận tải và các chi phí cho các dịch vụ vận tải đường biển. Bên

cạnh đó, giá các loại dịch vụ cũng khơng ổn định vì chưa có một văn bản chính thức

nào của Nhà nước quy định rõ về diều này. Giá cả hầu hết do các công ty tự quy định

có căn cứ vào chi phí và mức giá chung trên thị trường. Giá này thay đổi theo từng

q, có khi từng tháng theo từng cơng ty.

- Thứ 2: Từ phía khách hàng, do lý do nào đó khách hàng cung cấp thơng tin

khơng chính xác về hàng mình cần vận chuyển nên cơng ty mất nhiều thời gian để bổ

sung, sửa chữa bộ chứng từ để có thể tiến hành làm thủ tục thơng quan. Hay một số

trường hợp doanh nghiệp nợ thuế nên công ty cũng khơng thể nhanh chóng làm các

thủ tục thơng quan cho hàng hóa. Cơng ty phải đợi giấy báo của ngân hàng về việc

Doanh nghiệp đã hoàn thành việc nộp thuế cho hải quan trước mới có thể tiến hành

thơng quan hàng hóa và giao hàng.

- Thứ 3: Yếu tố thời tiết trên biển như bão, lốc xoáy, động đất hay sóng thần…

điều này đã làm ảnh hưởng khơng nhỏ tới q trình vận chuyển hàng hóa làm cho thời

gian giao hàng bị chậm trễ, hàng hóa bị mất mát, hỏng, sai sót trong chứng từ…

- Thứ 4:Vấn đề cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, khai thác cảng biển

đang diễn ra ngày càng gay gắt, nhất là khi Việt Nam đang từng bước thực hiện các

cam kết song phương và đa phương về mở cửa thị trường giao nhận kho vận đối với

EU. Trong năm 2010, một loạt các hãng vận tải lớn như Maersk-Sealand, NYK, P&O

51



Nedlloyd đã được cấp phép thành lập các công ty 100% vốn nước ngồi hoặc cơng ty

liên doanh các dịch vụ đại lý vận tải, giao nhận và logistics để khép kín dây chuyền

vận tải, đồng thời tham gia chia sẻ thị trường và cạnh tranh trực tiếp với các doanh

nghiệp vận tải ở Việt Nam.

- Thứ 5: Công ty cũng phải đối mặt với những cạnh tranh mạnh mẽ do sự ra đời

ngày càng nhiều của các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân trong lĩnh vực

giao nhận và đại lý hàng hải với những chính sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi

nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng.

3.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan:

- Thứ 1: Vì quy trình có sự chun mơn hóa sâu, cơng việc được phân chia cụ thể

cho từng bộ phận, nên khi xảy ra sự cố tại một khâu nào đó của quy trình thì chỉ có bộ

phận chun mơn mới có thể giải quyết được vì chỉ có họ mới hiểu về cơng việc mà họ

làm. Và chính điều này ảnh hưởng đến cả quá trình giao hàng xuất khẩu.

-Thứ 2: Do nhân viên sai sót khơng kiểm tra kỹ lượng trong q trình chuẩn bị

chứng từ. Một số nhân viên còn trẻ chưa được tiếp xúc với nhiều loại hàng hóa dẫn tới

sai lầm khi có hàng hóa đặc biệt xuất hiện.

- Thứ 3: Công tác đào tạo nhân viên chưa thực sự hiệu quả.

Kinh nghiệm của người lao động tại một số bộ phận còn yếu. Với các nhân viên

mới vào cơng ty, việc đào tạo nhận việc mới chưa bài bản. Họ thường chỉ được một

nhân viên cũ đào tạo trực tiếp về cơng việc mà chưa được hệ thống hóa về cả quy trình

làm việc nên khi bắt tay vào thường lúng túng, mắc lỗi vì chưa thật sự hiểu về cơng

việc mà chỉ biết cách làm.

Đội ngũ nhân viên thì chưa đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt

là nhân viên làm cơng tác giao nhận hàng cont và hàng lẻ. Bởi lẽ nhân viên phụ trách 2

mảng này luôn luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian giao hàng với khách

hàng. Vì vậy đôi lúc họ mệt mỏi và năng suất lao động chưa cao. Một phần nguyên

nhân cũng là do việc bố trí phân cơng cơng việc chưa hợp lý. Những nhân viên làm ở

khâu “tổng hợp” thì nhiều nhưng lại ít việc, nên đơi lúc họ có nhiều thời gian rảnh

hơn.



52



Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN

QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG

TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ MINH GIANG

4.1 Định hướng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu

bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải

- Sau khi gia nhập WTO, tuy còn nhiều bất cập về thể chế, quản lý, đầu tư cơ sở

hạ tầng, công nghệ, đào tạo nguồn nhân lực cho ngành giao nhận vận tải, nhưng cũng

có thể nhìn thấy sự chuẩn bị của Chính phủ, các bộ ngành liên quan đã tạo được một

diện mạo mới cho ngành giao nhận vận tải Việt Nam. Vai trò và tác dụng ngành giao

nhận vận tải trong việc phát triển kinh tế đất nước trong thời kỳ tới đã được nhận thức

đầy đủ và nhắc tới trong các chiến lược, mục tiêu phát triển kinh tế xã hội trong từng

thời kỳ.

- Về hành lang pháp lý, các quy định, chính sách thực hiện cam kết WTO đồng

thời tạo các thuận lợi thương mại cho các DN trong nước hoạt động và phát triển

ngành nghề, Chính phủ đã ban hành các Nghị định mở đường cho ngành giao nhận

vận tải Việt Nam như NĐ 140/2007/NĐ-CP chi tiết Luật Thương mại 2005 về điều

kiện kinh doanh dịch vụ logistics, NĐ 115/2007/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh dịch

53



vụ vận tải biển. Năm 2009 có NĐ 87/2009/NĐ-CP về vận tải đa phương thức. Cũng

trong năm 2009 và các năm tiếp theo, Chính phủ ban hành hàng loạt các quyết định về

qui hoạch giao thông vận tải, cảng biển, đường sắt, đường thủy, hàng khơng… đến

năm 2020 tầm nhìn 2030.

Năm 2011 có QĐ 175/QĐ-TTg phê duyệt chiến lược tổng thể phát triển khu vực

dịch vụ của VN đến năm 2020 trong đó lần đầu tiên VN có chiến lược dịch vụ giao

nhận vận tải. Hàng năm các bộ ngành ban hành nhiều văn bản nhằm hướng dẫn, điều

chỉnh, giảm bớt các thủ tục phiền hà, thúc đẩy các hoạt động ngành giao nhận vận tải

và dịch vụ giao nhận vận tải. Gần đây có NĐ 87/2012/NĐ-CP về thủ tục hải quan điện

tử với nhiều cải cách trong thủ tục hải quan. Cũng trong năm 2012, Thủ tướng có QĐ

số 950/QĐ/TTg về chương trình hành động thực hiện chiến lược xuất nhập khẩu thời

kỳ 2011-2020, định hướng đến 2030 trong đó đề cập đẩy nhanh xã hội hóa dịch vụ

giao nhận vận tải, đầu tư kho bãi tại cảng biển lớn, các địạ điểm thông quan, quy

hoạch hệ thống logistics trên cả nước, nâng cao thị phần vận chuyển hàng hóa các DN

VN. Hiện nay, Luật Hải quan cũng đang trong quá trình sửa đổi theo hướng tạo thuận

lợi thương mại và giao nhận vận tải cũng như phù hợp thông lệ quốc tế và khu vực.

- Điều kiện về hạ tầng cơ sở giao thông vận tải, đường sá, cảng biển, sân bay…

đến nay đã được đầu tư xây dựng, nâng cấp với nhiều hình thức hợp tác linh hoạt, đáp

ứng việc lưu thơng hàng hóa, phương tiện, tạo thuận lợi phát triển ngành giao nhận

vận tải và thương mại xuất nhập khẩu.

- Các Hiệp hội có liên quan của ngành giao nhận vận tải trong thời gian qua đã

kết nối hoạt động mình với hội viên nhằm truyền thơng, cập nhật các kiến thức ngành

nghề, đặc biệt trong công tác đào tạo huấn luyện, xây dựng đội ngũ nhân lực có trình

độ chun mơn ngang tầm khu vực và quốc tế. Các hiệp hội cũng đã vận động Nhà

nước đề ra các chính sách nhằm phát triển ngành dịch vụ giao nhận vận tải Việt Nam,

tạo thuận lợi thương mại, thể chế phù hợp nhằm xây dựng thị trường dịch vụ giao

nhận vận tải minh bạch, thúc đẩy cạnh tranh phát triển.

- Việc Việt Nam gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) vào

ngày 4/2/2016 đã giúp cho ngành giao nhận vận tải Việt Nam có nhiều cơ hội phát

triển và tham gia sâu hơn vào những trung tâm giao dịch vận tải thế giới.



54