1 Khái quát về Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Long

3.1.2 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của công ty



Giám đốc



Phó giám đốc



Phòng



Phòng



Phòng



kế tốn



Xuất nhập khẩu



kinh doanh



Bộ phận chứng từ



Bộ phận giao nhận



Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

 Giám đốc công ty



Là người điều hành cao nhất của công ty, nhân danh công ty để điều hành và

quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách

nhiệm trước pháp luật về quyết định đó.

Điều hành, phân cơng, công tác cho nhân viên của công ty, đồng thời quyết

định những khoản chi liên quan đến việc mua tài sản cố định.

Là người đưa ra các phương án kinh doanh, các phương án phát triển của công

ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề.

Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng dịch vụ.

 Phó giám đốc



Là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của

Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ Giám

đốc trong quản lí và hoạch định.

 Phòng kinh doanh



Là bộ phận tìm nguồn khách hàng cho cơng ty, tìm hiểu khách hàng và cung

cấp những thơng tin cần thiết về khách hàng từ đó có thể đề ra phương hướng thu



22



hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ được khách hàng quen thuộc. Ngồi ra,

phòng còn có thể tìm hiểu tình hình cạnh tranh trên thị trường (đối thủ cạnh tranh)

từ đó có thể cùng Ban Giám Đốc đề ra phương án cạnh tranh.

Thường xuyên theo dõi thực hiện việc soạn thư báo giá, liên hệ khách hàng và

tham mưu cho Giám Đốc trong việc soạn thảo ký kết hợp đồng giao nhận.

 Phòng kế tốn



Là bộ phận giúp Giám Đốc thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt kế tốn, tài

chính, nắm chắc các số liệu thống kê để có thể phục vụ tốt cho nhiệm vụ chỉ đạo và

tổ chức kinh doanh. Đồng thời có trách nhiệm nghiên cứu các hiện tượng kinh tế

phát sinh trong q trình kinh doanh nhằm phản ánh tồn diện hoạt động kinh

doanh, dịch vụ, giúp lãnh đạo nắm được đầy đủ cụ thể tình hình thực hiện và chỉ ra

được điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ hoạt động của công ty để cho Ban lãnh

đạo khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh.

 Phòng xuất nhập khẩu



Là phòng trực tiếp đảm nhận khẩu nghiệp vụ về thủ tục xuất nhập khẩu hàng

hóa, phòng được chia thành 2 bộ phận : bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận.

•



Bộ phận chứng từ

Nắm bắt được nội dung của chứng từ để tham mưu cho giám đốc trong việc

thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng. Đồng thời cũng đảm

nhiệm về tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên chứng từ.

Thường xuyên theo dõi, quản lý, lưu trữ chứng từ, công văn, và giúp Giám

Đốc soạn thảo các chứng từ, tham mưu, bàn bạc, đóng góp ý kiến váo các quyết

định kinh doanh.

Soạn thảo bộ hồ sơ kèm thủ tục Hải quan và các công văn cần thiết để giúp bộ

phận giao nhận hồn thành tốt cơng việc được giao với thời gian ngắn nhất.

Thường xuyên liên lạc với khách hàng để thông báo cho khách hàng biết

những thông tin cần thiết về lô hàng.

Thường xuyên theo dõi các thông tư, nghi định của chính phủ liên quan đến xuất



nhập khẩu hàng hóa và các quy định của Hải quan để kịp thời sửa đổi cho phù hợp.

• Bộ phận giao nhận

Tiến hành giao nhận hàng hóa với khách hàng để thực hiện đăng ký các phương

tiện vận chuyển hàng hóa. Đồng thời chịu trách nhiệm về cơng việc và tiến hành làm

các thủ tục thông quan Hải quan tại cảng để tiến hành giao nhận hàng hóa xuất nhập



23



khẩu theo các hợp đồng giao nhận mà công ty đã được khách hàng ủy thác.

Vận chuyển, trung chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh

xuất nhập khẩu ra cảng, sân bay để giao hàng xuất khẩu và ngược lại đối với hàng

hóa nhập khẩu, phục vụ yêu cầu của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước.

3.1.3 Cơ sở vật chất kĩ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật được xem như là bộ mặt của Công ty. Cơ sở vật chất

kỹ thuật cũng rất quan trọng nhằm giới thiệu năng lực công ty.

Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Long được trang bị với đầy

đủ các trang thiết bị và cơ sở vật chất để phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh

của doanh nghiệp. Với đầy đủ các thiết bịvăn phòng như: Hệ thống máy vi tính

được nối mạng Internet , máy Fax, máy Photocopy, máy in, máy scan,..

Văn phòng được trang bị đầy đủ các cơng cụ, dụng cụ lắp đặt máy điều hòa,

trang phục và dụng cụ bảo hộ lao động tốt nhất, cũng như hệ thống báo cháy cho

tồn hệ thống của cơng ty.

3.1.4 Khái qt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Được thành lập từ năm 2010 dưới hình thức là một cơng ty TNHH – mơ hình

kinh doanh phù hợp với quy mơ còn nhỏ. Hoạt động kinh doanh của cơng ty chỉ tập

trung chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của công ty Minh Long (2014-2017)

(Đơn vị: VND)

Năm



Doanh thu thuần



Tăng % so với

năm trước



Lợi nhuận thuần



Tăng % so với

năm trước



2014



7,597,638,487



…



1,509,486,212



…



2015



8,567,179,628



12,7611



1,997,158,157



13,2335



2016



10,496,561,557



22,5206



2,675,864,461



33,9836



2017



15,497,657,233



47,6451



3,947,487,332



47,5219



(Nguồn: Phòng kế tốn)



Biểu đồ 3.1: Biểu đồ doanh thu – lợi nhuận thuần của cơng ty (2014-2017)

Nhìn vào bảng và biểu đồ trên, ta có thể thấy doanh thu của công ty tăng qua

24



các năm, đặc biệt trong năm 2016 (tăng 22.5206% so với năm 2015) và năm 2017

(tăng 47.6451 % so với năm 2016). Đặc biệt sự tăng trưởng doanh thu năm 2017

chứng minh được hoạt động thương mại quốc tế của công ty đang tiến triển khá

mạnh. Xu hướng tăng trưởng đang trên đà đi lên. Mặc dù cạnh tranh gay gắt diễn ra

giữa thị trường các công ty giao nhận vận tải, nhưng với sự nỗ lực không ngừng

nghỉ của đội ngũ cán bộ, công ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Long càng

ngày càng phát triển, đưa mức doanh thu thuần của công ty tăng nhanh qua các

năm. Với 7 năm xây dựng thương hiệu, sự uy tín với các đối tác trong và ngoài

nước, các đơn hàng nhận được khá nhiều, chỉ tiêu doanh thu đề ra qua các năm đều

tăng vọt, tình hình tài chính qua 4 năm gần đây khá tốt.

Bên cạnh việc tăng doanh thu thì lợi nhuận của cơng ty cũng tăng đều khá ổn

định trong những năm gần đây. Hai năm liên tiếp gần đây con số đều tăng trường

của Công ty đều đạt được hơn 30% so với năm trước. Để có được thành quả như

vậy, cơng ty đã có rất nhiều hoạt động trong việc cắt giảm chi phí kinh doanh, mở

rộng lĩnh vực dịch vụ hoạt động để đạt được sự tăng trường bền vững.



Bảng 3.2: Doanh thu từ các dịch vụ chính của cơng ty (2015-2017)

(Đơn vị: VND)

TT



Loại dịch vụ



1



Giao nhận đường biển



2

3

4



Giao nhận đường hàng không

Dịch vụ làm thủ tục hải quan

Đại lý giao nhận vận tải

Tổng doanh thu



Năm 2015

5,749,440,00

0

994,510,000

184,558,000

660,657,000

7,589,165,00

0



Năm 2016



Năm 2017



7,155,822,000



9,357,469,000



1,248,762,000

157,165,000

754,855,800



3,380,074,000

171,548,000

854,457,000

13,763,548,00

0



9,316,604,800



(Nguồn: Phòng kinh doanh cung cấp)

Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận Minh Long là một doanh nghiệp có

uy tín trong hoạt động lĩnh vực thương mại quốc tế. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ

dừng lại ở hoạt động dịch vụ mà chưa có hoạt động xuất nhập khẩu. Qua biểu đồ cơ



25



cấu doanh thu trên, ta có thể thấy được nguồn doanh thu chủ yếu hiện tại Minh Long

thu được từ cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.

dịch vụ đường hàng không chỉ chiếm gần một phần tư tỉ trọng.

3.2 Phân tích thực trạng năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất

nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận

Minh Long

Việc cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK đạt chất lượng phụ thuộc

nhiều yếu tố như thời gian làm thủ tục, phối hợp thơng tin giữa các phòng ban, năng

lực nhân viên giao nhận trong việc làm chứng từ cần thiết để thông quan và giao

hàng cho khách, phương tiện xếp dỡ vận chuyển,… Như vậy khả năng cung ứng

dịch vụ phụ thuộc vào cả yếu tố mơi trường trong và ngồi cơng ty.

3.2.1 Khả năng áp dụng trang thiết bị hiện đại và cơng nghệ thơng tin của

cơng ty

Tình trạng trang thiết bị của công ty Minh Long như các loại xe tải, xe chuyển

dụng bốc xếp hàng hóa, xe nâng, mặt bằng kho bãi, hệ thống công nghệ thông tin,…

là những yếu tố tác động to lớn đến quá trình cung ứng dịch vụ logistics của cơng

ty. Chính vì hiểu rõ tầm quan trọng đó mà Minh Long đã trang bị thêm nhiều loại

máy móc thiết bị, phương tiện vận tải chun chở và có hệ thống máy tính cho tồn

bộ cán bộ nhân viên, vì trong thời đại hiện nay, Internet có vai trò rất quan trọng

trong hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Các thiết bị điện tử viễn thông là những công cụ không thể thiếu được của các

nhân viên trong quá trình làm việc. Hầu như mỗi nhân viên trong cơng ty đều được

trang bị máy vi tính có kết nối mạng và điện thoại bàn để tiện liên lạc. Từ cơng ty

có thể duy trì và cập nhật thơng tin với khách hàng, hãng máy bay và các đại lý

khắp nơi trên tồn thế giới một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

3.2.2 Khả năng về nguồn lực của công ty

Hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi phải có kiến thức

hiểu biết đa dạng. Đối với một công ty giao nhận muốn phát triển dài lâu, nhân viên

giao nhận cần không chỉ giỏi về nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững

mức cước trên thị trường với từng loại dịch vụ, từng luồng tuyến, mà còn phải

thơng tường luật pháp, có kiến thức tổng qt về tính chất hàng hóa, và đặc biệt là

khả năng giao tiếp ngôn ngữ khác tốt. Theo khảo sát, đội ngũ nhân viên của công ty

26



Minh Long hiện nay là 30 người. Để đánh giá khả năng về nguồn lực của công ty

ảnh hưởng như thế nào đến năng lực cung ứng dịch vụ, ta có thể xét theo một số

tiêu chí qua bảng dưới đây:

Bảng 3.3 Tình hình nhân lực của cơng ty

Đơn vị: người



1.

2.

1.

2.

1.

2.

3.



Tiêu chí

Phân theo trình độ

Trình độ đại học trở lên

Trình độ cao đẳng, trung cấp

Phân theo giới tính

Lao động nam

Lao động nữ

Phân theo trình độ ngoại ngữ

Thơng thạo 2 ngoại ngữ khác

Thơng thạo 1 ngoại ngữ khác

Thông thạo 0 ngoại ngữ khác



Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

30

100

23

77

7

23

30

100

10

33

20

67

30

100

3

10

12

40

15

50

(Nguồn: Phòng kế tốn)



Tại cơng ty Minh Long, đội ngũ nhân viên được đánh giá là giỏi về nghiệp vụ

và khá giàu kinh nghiệm. Khoảng 80% cán bộ nhân viên có bằng đại học, số năm

kinh nghiệp xấp xỉ 2 năm. Tuy nhiên, số lượng nhân viên thông thạo 2 loại ngoại

ngữ chỉ chiếm 10%, số còn lại chỉ 40% thơng thạo Tiếng Anh, vẫn còn một số nhân

viên chưa được đào tạo về ngoại ngữ hay chuyên sâu về pháp luật. So sánh với

những công ty trong khu vực và trên thế giới, thì trình độ vẫn còn non yếu, chưa

đáp ứng đủ yêu cầu hội nhập quốc tế. Điều này gây cản trở khá nhiều trong hoạt

động cung ứng dịch vụ của công ty. Thực tế, hoạt động cung ứng của công ty Minh

Long có những sai sót, thiệt hại mà một phần nguyên nhân nằm ở sự thiếu kinh

nghiệm của nhân viên, sự hạn chế về khả năng ngoại ngữ cũng như sự cập nhập các

thông tin mới nhất về luật pháp. Bên cạnh đó, hiệu quả làm việc còn chưa phản ánh

đúng thực lực của đội ngũ lao động.

3.2.3



Khả năng tổ chức quy trình cung ứng của cơng ty

Quy trình cung ứng dịch vụ là sự tổng hợp các quá trình hoạt động về sản xuất,

phân phối dịch vụ nhằm giúp công ty nắm bắt, quản lý các hoạt động cần thiết cho

việc điều phối cơ sở vật chất, nhân lực,… để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.



27