Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUANG HANH

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUANG HANH

Tải bản đầy đủ - 0trang

Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và

nhân văn, tạo điều kiện thu nhập cao và cơ hội phát triển công bằng cho tất cả các

nhân viên.

Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty với

phương châm ngày càng phát triển và vững mạnh.

Mang lại cuộc sống tươi vui khỏe mạnh với dòng sản phẩm nước tinh khiết,

nuước giải khát và khí gas để đáp ứng nhu cầu và mang lại sự hài lòng cho khách

hành về cả chất lượng và giá cả.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty

Giám đốc



Phó Giám

đốc



Bộ

phận

sản

xuất



Bộ

phận

kinh

doanh



Bộ

phận

kế tốn

tài

chính



Bộ

phận

kỹ

thuật



Bộ

phận

hành

chính

nhân

sự



Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức cơng ty TNHH TM và DV Quang Hanh

(Nguồn: http://wwwchuyennuocgiaikhat.com)

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản trị

- Giám đốc: Là lãnh đạo cao nhất của công ty, là người phụ trách chung các hoạt

động sản xuất kinh doanh cuả công ty, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận. Giám đốc cũng là

người đại diện hợp pháp của công ty trong các quan hệ giao dịch kinh doanh.

- Bộ phận sản xuất: Tiếp nhận các nguyên vật liệu tổ chức sản xuất, đóng gói

và dự trữ hàng hóa

- Bộ phận kinh doanh: nghiên cứu sản phẩm, tổ chức chào hàng, tổ chức

quảng cáo, giới thiệu sản phẩm và cung ứng trực tiếp cho mọi đối tượng, quản lí

tiền hàng, cơ sở vật chất do công ty giao. Thường xuyên tìm kiếm, tư vấn và thuyết

phục khách hàng ký kết hợp đồng với cơng ty, duy trì mơí quan hệ sau ký hợp đồng.

Tìm kiếm khách hàng

16



+ Gặp khách hàng, tư vấn khách hàng

+ Xây dựng kế hoạch quảng cáo cho khách hàng

+ Ký hợp đồng

+ Triển khai hợp đồng

+ Gia hạn hợp đồng

- Bộ phận kế tốn: quản lí tồn bộ tài chính, ngân sách của cơng ty, thống kê

thu chi và báo cáo tình hình tài chính, lập kế hoạch tài chính, thực hiện các nghĩa vụ

thuế,chi trả lương cho nhân viên.

+ Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Cơng ty

+ Triển khai cơng tác nghiệp vụ kế tốn tài vụ trong tồn Cơng ty

+ Lập báo cáo tài chính

+ Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong

việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của Công ty

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu

- Bộ phận hành chính nhân sự:

Hành chính:

+ Tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố trí sử dụng lao động, lên kế hoạch

đào tạo lao động. Thực hiện các chế độ về lao động và trả lương cho nhân viên.

+ Cơng tác văn phòng

+ Cơng tác tổ chức, chế độ chính sách

+ Cơng tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…

+ Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy,

quy chế công ty

+ Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

Nhân sự:

+ Bộ phận nhân sự là nơi kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng nhân viên mới. Là

nơi chăm lo đời sống, quản lý, quyết định tuyển dụng hay sa thải nhân viên cũ.

+ Đưa ra quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả

+ Quản lý chấm công, quản lý lương và điều phối vị trí cơng việc trong cơng ty.

+ Kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên.

+ Lưu trữ và quản lý thông tin của các nhân viên, mối quan hệ giữa các nhân

viên trong công việc, thông tin về nhân sự trong công ty.

+ Cùng với người quản lý đưa ra quyết định thăng tiến hay sa thải nhân viên.

+ Có kế hoạch tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên mới.

- Bộ phận kỹ thuật: Là nơi triển khai các kế hoạch, chương trình truyền thông

cho khách hàng, tham mưu cho Ban giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định

mức và chất lượng sản phẩm.

+ Thực hiện các hợp đồng thiết kế website do công ty ký kết với khách hàng,

cụ thể: thiết kế web mẫu, thiết kế hoàn thiện trang web…

+ Biết lựa chọn và thiết kế mẫu web đẹp phù hợp với mong muốn của khách hàng.

+ Đào tạo, hướng dẫn Nhân viên Kinh doanh, Nhân viên hỗ trợ khách hàng

cách quản trị web và chuyển giao web cho khách hàng.

+ Quản lý, bảo dưỡng, cài đặt phần mềm cho hệ thống máy tính mạng và máy

17



tính của cơng ty.

2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty TNHH TM và DV Quanh Hanh chuyên sản xuất kinh doanh tất cả các

loại nước giải khát có ga và khơng ga. Cơng ty ngày càng mở rộng thêm nhiều sản

phẩm đảm bảo chất lượng về an toàn thực phẩm. Trên đây là các ngành nghề kinh

doanh của công ty

STT

1



Tên ngành

Sản xuất đồ uống khơng cồn, nước khống

Chi tiết: Sản xuất nước khống, nước tinh khiết đóng chai,

nước ngọt (chanh, cam, hoa quả, nước bổ dưỡng…)

Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chun doanh

Bán bn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan

Chi tiết: Bán buôn gas.

Bán buôn thực phẩm

Chi tiết: Bán buôn bánh kẹo, bánh ngọt, mứt, hoa quả sấy khô

Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào

chiếm tỉ trọng lớn trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp

Sản xuất ca cao, sôcola, mứt kẹo

Chế biến và bảo quản rau quả

Sản xuất các loại bánh từ bột

Bán buôn đồ uống

Chi tiết: bán buôn nước khống thiên nhiên hoặc nước tinh

khiết đóng chai khác, nước đá tinh khiết, nước ngọt, nước

cam, nước hoa quả…

Sản xuất khác

Chi tiết: Sản xuất thực phẩm chức năng, sản xuất thực phẩm

bỏ sung vi chất dinh dưỡng



2

3

4

5

6

7

8

9



10



Mã ngành

1104

(chính)

4723

4661

4632

4711

1073

1030

1071

4633



3290



Bảng 2.1 Các ngành nghề kinh doanh của cơng ty

(Nguồn: http://wwwchuyennuocgiaikhat.com)

2.1.3 Tình hình hoạt động của công ty 3 năm gần đây

Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2016 – 2018

Đơn vị tính: 1000VND



STT

1

2

3



Chỉ tiêu

Tổng doanh thu

Tổng cho phí

Tổng lợi nhuận



Năm 2016

21600836

20250368

1350468



Năm 2017

34460620

32405924

2054696



Năm 2018

53638536

50437289

3201247



Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016 – 2018

(Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng kế tốn cơng ty)

18



Nhận xét: Thông qua việc thu thập số liệu kết quả kinh doanh của doang

nghiệp ta có thể đưa ra một số nhận xét như sau:

- Kết quả kinh doanh của mỗi năm đều tăng trưởng và phát triển. Nhìn chung

tình hình sản xuất sản xuất của cơng ty là rất tốt. lợi nhuận của công ty trong 3 năm

qua có những chuyển biến tích cực.

- Những kết quả và doanh thu và lợi nhuận đó là minh chứng rõ ràng cho sự

phát triển bền vững của công ty trên thị trường, đó là thành quả của cả một tập thể

cán bộ công nhân viên của công ty. Tổng doanh thu của công ty tăng lên là do công

ty đã dần mở rộng qua mô hoạt động, thương hiệu của công ty được nhiều người

tiêu dùng tin tưởng và lựa chọn.

- Trong các năm tới công ty nên chú trọng các hoạt động kinh doanh, đầu tư

ứng dụng công nghệ thông tin để ngày càng phát triển theo kịp sự phát triển trên thế

giới. Lên kế hoạch thực hiện cho các bộ phận, xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ

chung và nhiệm vụ cụ thể để hoạt động của công ty mang lại hiệu quả cao nhất.

2.1.4 Thông tin website của doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển website là có vai trò quan trọng

cho sự tồn tại và phát triển của công ty, giúp cho việc quảng bá thương hiệu, sản

phẩm, dịch vụ trở nên dễ dàng và công cụ cho chiến lược marketing của công ty đạt

được hiệu quả cao, kết nối giữa công ty với khách hàng cũng như với các đối tác.

Dưới đây là giao diện website của cơng ty.



Hình 2.1 Giao diện website

(Nguồn: http://www.chuyennuocgiaikhat.com)



19



Website của công ty cung cấp các thông tin về trang chủ, giới thiệu chung về

công ty, sản phẩm, các tin tức sự kiện liên quan, đại lí khách hàng, tuyển dụng, cũng

như cách thức liên hệ. Ngoài ra cơng ty còn hỗ trợ tư vấn trực tiếp qua website.

2.2 Thực trạng và đánh giá về hoạt động quản lí hồ sơ khách hàng tại

cơng ty TNHH TM và DV QUANG HANH

2.2.1 Quy trình quản lí hồ sơ khách hàng

- Nhập dữ liệu khách hàng thông qua word, Excel

- Cập nhật danh mục khách hàng

- Nhận dạng và phân loại khách hàng

- Sắp xếp hợp lí và lưu lại hồ sơ của khách

- Bảo quản hồ sơ khách hàng

- Theo dõi cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách, đồng thời thường

xuyên kiểm tra danh mục hồ sơ định kì của khách.

2.2.2 Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lí hồ sơ khách

hàng tại Cơng ty

Hiện nay hoạt động quản lí hồ sơ khách hàng của Cơng ty còn diễn ra khá thủ

cơng thông tin được lưu trữ và truy xuất dựa trên các phần mềm có sẵn như:

- Phần mềm hệ thống: Window 8

- Chương trình bảo vệ máy tính: BKAV

- Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word và Microsoft Excel phục vụ

cho việc soạn thảo thơng tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng.

2.2.3 Hạ tầng trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lí hồ sơ khách hàng

- Cơng ty sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống như Word, Excel thơng

qua các máy tính được cài đặt tại cơng ty. Tuy nhiên tốc độ xử lí của máy tính còn

chưa nhanh và khả năng an tồn bảo mật thơng tin chưa cao.

- Cấu hình của máy tính:

+ CPU: Intel, Core i5

+ RAM: 8GB, DDR4

+ Ổ cứng: HDD+SSD, 1 TB+128 GB

+ Màn hình: 15.6 inch, 1920×1080 pixels

+ Card màn hình: NVIDIA Geforce GTX 1050, Card rời

+ Cổng kết nối: LAN 10/100/1000 Mbps, WIFI 802.11a

+ Hệ điều hành: Free DOS

+ Trọng lượng: 2.5kg

+ Kích thước: 389×265.5×28.9

2.2.4 Sự đáp ứng của hoạt động quản lí hồ sơ khách hàng

20



Ban đầu khi lượng khách hàng còn ít thì việc lưu trữ các thông tin cũng như hồ

sơ của khách hàng thông qua Word, Excel là rất hợp lí, nhân viên có thể tìm kiếm

khách hàng theo mã và vị trí đặt hồ sơ của khách được sắp xếp theo thứ tự thời gian

giao dịch.

Tuy nhiên, ngày nay công ty đang trên đà phát triển mạnh, hàng loạt các mẫu

mã sản phẩm mới được ra đời nhằm đáp ứng cho khách hàng có vơ số lựa chọn mới

mẻ. Chính vì vậy lượng khách hàng đã tăng lên rất nhiều khiến cho việc lưu trữ các

thông tin khách hàng cũ cũng như khách hàng tiềm năng bằng những phương pháp

truyền thống đã khơng còn dễ dàng nữa, nó khiến cho việc tìm kiếm, chỉnh sửa hồ

sơ của khách hàng mất rất nhiều thời gian đơi khi còn xảy ra những sai sót ngồi ý

muốn làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công việc.

2.2.5 Nhu cầu của phần mềm mới

- Khi phần mềm mới được xây dựng cần phải hạn chế được tối đa mức độ rủi

ro trong quá trình thực hiện hồ sơ khách hàng.

- Đảm bảo được sự nhanh chóng, chính xác trong việc chỉnh sửa, thêm bớt các

thông tin, dữ liệu trong hồ sơ.

- Tra cứu thông tin khách hàng dễ dàng khi muốn tìm lại để đối chiếu, so sánh

số liệu giữa các năm.

- Phần mềm cần đáp ứng được những chức năng chính như quản lí được thơng

tin, tài khoản, và danh mục khách hàng.



21



2.2.6 Kết quả phân tích thực trạng hoạt động quản lí hồ sơ khách hàng tại

Công ty

Trong thời gian thực tập tại công ty, theo đúng kế hoạch làm việc từng tuần đã

được đề ra em đã tiến hành phát phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp các cán bộ

nhân viên của công ty kết hợp với việc quan sát tự tìm hiểu. Thơng qua đó em đã

thu thập được những kết quả cần thiết bao gồm các thông tin chung về công ty, các

thông tin ứng dụng CNTT, HTTT của công ty.

Số lượng phiếu phát ra: 10 phiếu

Số lượng phiếu thu về: 10 phiếu

Danh sách cán bộ nhân viên điền phiếu điều tra và trả lời phỏng vấn như sau:

STT

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10



Họ và tên

Lê Văn Hoàng

Phạm Quang Tiến

Vũ Trường Giang

Phạm Thu Trang

Vũ Thị Linh

Nguyễn Ngọc Ánh

Hồng Anh Tuấn

Lê Hồi Anh

Dương Minh Cơng

Nguyễn Lan Hương



Chức vụ

Trưởng phòng kỹ thuật

Trưởng phòng sản xuất

Phó phòng kinh doanh

Nhân viên kế toán

Nhân viên kinh doanh

Nhân viên kinh doanh

Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên sản xuất

Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kinh doanh



Bảng 2.3 Danh sách cán bộ nhân viên điền phiếu điều tra

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát HTTT công ty TNHH TM và DV Quang Hanh)

 Tầm quan trọng của phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng cho công ty?



Biểu đồ 2.1 Đánh giá tầm quan trọng của phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty

Qua kết quả đã phân tích, với tổng số phiếu phát ra là 10 phiếu có 7/10 phiếu

đánh giá rất quan trọng, 2/10 phiếu đánh giá là quan trọng và 1/10 phiếu đánh giá là

22



khơng quan trọng. Từ đó cho thấy rằng, nhân viên của công ty đã ý thức được tầm

quan trọng của phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng đối với công việc của họ, cũng

như với sự phát triển của cơng ty. Vì cơng ty đang hướng tới mục tiêu tổng thể là

tìm kiếm, thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, giảm

chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng.

 Chức năng chính của phần mềm quản lí hồ sơ khách hàng.

Kết quả: 9/10 phiếu cho rằng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng cần phải

quản lý được thông tin, tài khoản khách hàng. Đây là những chức năng quan trọng

nhất của phần mềm vì một hồ sơ có thành công hay không phụ thuộc vào những

công việc trên. Ngồi ra còn có 1/10 phiếu đưa ra phần mềm cần đáp ứng được

thơng tin về hóa đơn và đơn đặt hàng của khách.

 Có mất nhiều thời gian để tìm kiếm hồ sơ khách hàng hay khơng?

Kết quả: 8/10 phiếu cho rằng khi lượng khách hàng q đơng thì mất khá nhiều

thời gian để có thể tìm kiếm được hồ sơ của khách, điều này cho thấy công ty cần có

một phần mềm quản lí tốt để cải thiện về thời gian cũng như kết quả công việc.

 Những khó khăn trong việc quản lý hồ sơ khách hàng hay gặp phải?

Kết quả: 7/10 phiếu cho rằng khó khăn chủ yếu trong việc quản lí hồ sơ khách

hàng đó là việc chỉnh sửa, thêm bớt các thông tin, dữ liệu trong hồ sơ và khi tra cứu

các thông nhằm đối chiếu, so sánh số liệu giữa các năm của khách hàng truyền

thống, ký kết hợp đồng nhiều năm. 3/10 phiếu còn lại có ý kiến rằng khi lưu trữ các

tài liệu dưới dạng bản cứng hồn tồn có thể chịu những rủi ro bất ngờ không thể

lường trước. Trong q trình sử dụng hồn tồn có thể xảy ra việc thất lạc tài liệu,

đồng thời gây khó khăn khi các trưởng nhóm hoặc các kiểm tốn viên chính cần

kiểm tra, tra cứu, tổng hợp

 Giao diện của phần mềm mới cần đảm bảo những yêu cầu gì?



Biểu đồ 2.2 Yêu cầu về giao diện phần mềm

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty)

Theo kết quả nhận được có 7/10 phiếu chọn giao diện cần đẹp, dễ sử dụng

(tương ứng 45%). 5/10 phiếu chọn có tính nhất quán, 3/10 phiếu hỗ trợ tối đa người

23



dùng, 1/10 phiếu chọn khác (đưa ra đầy đủ thông tin cần thiết). Qua đó, ta có thể

thấy nhân viên sử dụng phần mềm đặt vấn đề giao diện cần phải đẹp và dễ sử dụng

là yêu cầu cao nhất, vì vậy khi thiết kế giao diện cần phải chú ý để đáp ứng tốt

những yêu cầu này.

 Phần mềm được cài đặt trong môi trường nào?

Kết quả cho thấy 100% các phiếu đều chọn phần mềm cài đặt tại các máy tính

của nhân viên trong cơng ty. Tất cả các máy tính đều sử dụng hệ điều hành

Windows. Hệ điều hành windows dễ dàng sử dụng và hỗ trợ nhiều ứng dụng do đó

có thể xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng chạy trên các máy tính hệ điều

hành window.

 Mức độ bảo mật các hồ sơ khách hàng của phần mềm hiện tại như thế

nào?

Kết quả: Tất cả phiếu trả lời đều cho rằng mức độ bảo mật các hồ sơ khách

hàng là chưa cao do thông tin của Công ty được lưu trữ chủ yếu trên các phần mềm

văn phòng kết hợp là hồ sơ sổ sách, vì vậy cần phải có phần mềm mới để lưu giữ

thông tin, hồ sơ của khách hàng.

 Đánh giá mức độ hài lòng về việc quản lý các hồ sơ khách hàng hiện tại?



Biểu đồ 2.3 Mức độ hài lòng về việc quản lý các hồ sơ khách hàng hiện tại

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin cơng ty)

Kết quả: 6/10 phiếu chưa hài lòng với việc quản lí hồ sơ khách hàng hiện tại,

3/10 phiếu khá hài lòng, điều này cho thấy rằng nhân viên công ty ý thức được rằng

việc quản lý các hồ sơ khách hàng là chưa hợp lý, vì vậy việc thay đổi cách quản lí

hồ sơ khách hàng hiện tại của công ty là rất cần thiết.

 Xây dựng một phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng có nâng cao tính

cạnh tranh với đối thủ hay khơng?

Kết quả cho thấy 100% các phiếu đều chọn có, điều này chứng tỏ rằng quản lí,

chăm sóc khách hàng tốt thì cơng ty sẽ giữ chân được khách hàng đồng thời sẽ có

được khách hàng tiềm năng mới.

24



 Ban lãnh đạo cơng ty có quan tâm đến vấn đề quản lí hồ sơ khách hàng

không?

Kết quả cho thấy 100% các phiếu đều chọn có, điều này chứng tỏ rằng cơng ty

rất chú trọng vào việc giữ chân khách hàng của mình để đi đến mục tiêu tìm kiếm,

thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lơi kéo khách

hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng. Công ty sẽ

thường xun có những thay đổi tích cực trong vấn đề quản lí hồ sơ khách hàng.

 Việc xây dựng phần mềm quản lý có giúp cho thời gian tìm kiếm thông

tin hồ sơ khách hàng được cải thiện hơn?

Kết quả: 100% các phiếu đều chọn có. Chính vì vậy cơng ty cần nhanh chóng xây

dựng phần mềm quản lí hồ sơ khách hàng để có thể đạt hiệu quả tối đa trong công việc.

 Hiệu quả của phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng mang lại là gì?



Biểu đồ 2.4 Hiệu quả của phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thơng tin cơng ty)

Kết quả: Có 7/10 phiếu cho rằng việc quản lí hồ sơ khách hàng bằng phần

mềm đem lại rất nhiều lợi ích như Quản lý tổng thể, chi tiết, quản lý đồng bộ, quản

lý mọi lúc mọi nơi và dễ dàng tùy chỉnh, 1/10 phiếu chọn đáp án khác (có đưa ra

thêm 1 số lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm để quản lí)

2.3 Đánh giá thực trạng của vấn đề PTTK phần mềm quản lí hồ sơ khách

hàng tại cơng ty TNHH TM và DV QUANG HANH

Qua các kết quả đã thu thập và phân tích được ta thấy vấn đề quản hồ sơ khách

hàng của công ty TNHH TM và DV Quang Hanh vẫn còn nhiều khó khăn. Trong

quản lý cơng việc để thực hiện hồ sơ đầy đủ của khách hàng còn nhiều bất cập.

Những phát sinh rủi ro chưa được sử lý kịp thời. Điều này dẫn đến có những hợp

đồng, hóa đơn khơng hồn thành đúng thời hạn làm ảnh hưởng đến uy tín của

cơng ty, sự tin tưởng của khách hàng. Để công ty ngày càng phát triển hơn nữa

thì những vấn đề này cần được khắc phục ngay. Và một trong những biện pháp

khắc phục là xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng cho công ty, để đảm



25



bảo quản lý bao quát chung quá trình kinh doanh, lưu giữ, tìm kiếm các khách

hàng quen thuộc, tiềm năng.

Những thành tựu đạt được

- Công ty đã xây dựng được website cũng như trang trên mạng xã hội góp phần

giới thiệu với khách hàng về các dịch vụ của công ty cũng như các thông tin khác.

- Đội ngũ nhân lực trẻ, nhiệt huyết và có trình độ sẽ dễ dàng tiếp cận, sử dụng

phần mềm mới khi triển khai.

- Công ty đã thực hiện phân loại khách hàng thành những khách hàng truyền

thống đã ký hợp đồng nhiều năm và các khách hàng tiềm năng.

- Có hệ thống chăm sóc khách hàng, sẵn sàng tư vấn thơng tin cho khách hàng

kể cả đó là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới.

- Ngoài ra các nhân viên công ty đều hiểu được tầm quan trọng của phần

mềm cần xây dựng, thấy được những lợi ích to lớn mà phần mềm đem lại nhằm

nâng cao tính cạnh tranh với đối thủ và hiệu quả cao trong công việc. Cơng ty

sẵn sàng bỏ ra mức chi phí để xây dựng một phần mềm tốt nhất với giao diện

đẹp, dễ sử dụng đơng thời đảm bảo những chức năng chính mà phần mềm quản lí

hồ sơ khách hàng cần phải có.

Hạn chế

Việc thực hiện quản lí một cách truyền thống các thơng tin của khách hàng đã

khơng còn phù hợp với quy mô Công ty hiện tại và khối lượng thơng tin khách hàng

ngày một nhiều như hiện nay. Vì vậy mà hoạt động quản lí hồ sơ khách hàng mà

Cơng ty đang thực hiện còn gặp rất nhiều những khó khăn:

- Tốc độ xử lí truy xuất còn chậm chạp: Việc xử lí thơng tin khách hàng của

Cơng ty chủ yếu là hoạt động thủ công. Điều này gây ra lãng phí thời gian và đơi

khi nó làm mất đi tính kịp thời của thơng tin trong khi mỗi quyết định được đưa ra

nhanh chóng với mỗi doanh nghiệp sẽ là điểm mạnh quyết định hiệu quả hoạt động

của doanh nghiệp.

- Thiếu tính đồng bộ thơng tin: Những thơng tin khác nhau được xử lí và lưu trữ

tại từng bộ phận, vì thế việc lưu trữ thơng tin sẽ xảy ra tình trạng trùng lặp dư thừa.

- Tính chính xác không cao: Do thông tin không được thống nhất, việc lưu trữ,

xử lí lại được diễ ra một cách thủ cơng chính vì vậy mà tính chính xác của thông tin

bị giảm đi rất nhiều.

- Thông tin chủ yếu được lưu trữ bằng phương pháp thủ công dễ xảy ra mất mát,

thiếu chính xác. Từ đó dẫn tới tình trạng kém linh hoạt trong hoạt động quản lý hồ sơ

khách hàng và có thể ảnh hưởng đến việc phản hồi thơng tin từ phía khách hàng.

- Mất q nhiều thời gian để có thể tìm kiếm được hồ sơ khách hàng khi mà

lượng khách hàng hiện tại của công ty là rất lớn.



26



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUANG HANH

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×