Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển kinh doanh Artemis

Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển kinh doanh Artemis

Tải bản đầy đủ - 0trang

-



Nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các

thơng tin về nhân viên và chấm công trong thời gian nhân viên làm việc tại cơng ty.

Mỗi phòng ban của cơng ty có một bảng chấm cơng riêng được quản lý bằng phần

mềm Microsoft Office Excel 2010 theo từng năm. Mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng

cho một tháng trong năm.Cuối tháng, nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ lập bảng



-



chấm cơng nhân viên và gửi sang kế tốn để tính lương cho nhân viên.

Các trưởng phòng thường xun theo dõi q trình làm việc của từng nhân viên, nếu

có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì các trưởng phòng sẽ báo với phòng

tài chính kế tốn để ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành

xử lý theo quy định của cơng ty.Nhân viên phòng tài chính kế tốn sẽ tính các khoản



-



phí phải nộp (BHYT, BHXH, BHTN) và cập nhật khen thưởng kỷ luật.

Cuối tháng, nhân viên phòng tài chính kế tốn sẽ tính lương và lập bảng lương. Lương



-



nhân viên sẽ được tính như sau:

4.5

4.6

Sau khi bảng lương được lập sẽ trình lên ban giám đốc phê duyệt và trở về phòng tài

chính kế tốn để phát lương cho nhân viên. Lương nhân viên sẽ được phát vào đầu



-



tháng, thường là mùng 4 mùng 5 hàng tháng.

Tăng lương: Trường ợp tăng do làm việc tốt hoặc do kinh doanh tốt. Bạn giám đốc gửi

quyết định tăng lương cho phòng tổ chức hành chính, Phòng tổ chức hành chính phải

cập nhật để tính lương cho nhân viên. Tăng lương do cá nhân được thăng cấp: các

phòng ban gửi danh sách những nhân viên được thăng cấp lên phòng tổ chức hành

chính Phòng tổ chức hành chính làm quyết định thay đổi tình trạng nhân sự và gửi cho

Ban giám đốc phê duyệt. Sau đó, Phòng tổ chức hành chính lưu bản gốc để cập nhật

phục vụ cho việc tính lương, gửi một bản sao cho kế toán và nhân viên có tên trong



-



danh sách

Nhân viên phòng tổ chức hành chính và nhân viên phòng tài chính kế tốn sẽ lập báo

cáo gửi lên Giám đốc để Giám đốc xem và đưa ra cách quản lý phù hợp và hiệu quả

hơn.

Phương thức quản lý nhân sự tại công ty

Kết quả thu được từ phỏng vấn 3 cán bộ nhân viên trong công ty với câu hỏi

“Phương thức quản lý nhân sự tại công ty là phương thức quản lý nào?” thì câu trả lời

của cả 3 nhân viên là: hiện tại thì cơng ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ

33



cơng, cơng ty chưa có một hệ thống thông tin cho việc quản lý nhân sự cũng chưa

dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Hiện tại công ty vẫn quản lý nhân sự

theo phương pháp thủ cơng là chủ yếu.





Cơng ty có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không?

4.7 Trong số 3 nhân viên được phỏng vấn thì cả 3 nhân viên phòng đều khẳng

định là khơng có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chun dụng mà hồn tồn bằng

thủ cơng, cơng ty có sử dụng phần mềm Excel, Word để hỗ trợ quản lý nhân sự.

4.8 Như vậy, kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý

nhân sự chuyên dụng. Theo như ý kiến của nhân viên thì cũng chỉ là dùng phần mềm

Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, chấm công, tính lương và dùng phần

mềm Word để lưu trữ một số thơng tin cơ bản. Về cơ bản thì các hoạt động quản lý

nhân sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công.

 Quản lý thông tin nhân viên

4.9

4.10 Sau khi phỏng vấn 3 nhân viên phòng tổ chức hành chính thì cả 3 nhân viên

đều khẳng định rằng: hồ sơ nhân viên đều được cập nhật thủ công, hồ sơ được lưu trữ

1 bản trên giấy tờ trong tủ hồ sơ, 1 bản thì lưu trữ trên file word máy tính. Khi Giám

đốc hay nhân viên khác muốn có thơng tin về nhân viên thì nhân viên phòng tổ chức

hành chính phải đến tủ hồ sơ nhân viên tìm hoặc tìm các file word. Họ khẳng định

rằng việc tìm kiếm thơng tin nhân viên như vậy rất tốn thời gian và công sức.

 Quản lý tiền lương

4.11 Khi phỏng vấn nhân viên phòng tài chính kế tốn về việc tính lương thì các

nhân viên đều khẳng định rằng họ tính lương bằng thủ cơng, sử dụng Excel để tính.

Cuối tháng, để tính được lương và lập bảng lương thì phải đợi nhân viên phòng hành

chính nhân sự và lập bảng lương xong chuyển qua phòng tài chính kế tốn thì nhân

viên kế tốn mới tính được lương cho nhân viên.

 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của công ty

4.12 Qua kết quả điều tra, ta thấy chỉ có 10% nhân viên hài lòng về cơng tác

quản lý nhân sự của cơng ty, 60% nhân viên tương đối hài lòng và có tới 30% nhân

viên khơng hài lòng. Như vậy, ta thấy công tác quản lý nhân sự của công ty chưa thực

sự hiệu quả, chưa đáp ứng được yêu cầu của nhân viên.

 Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

4.13 Kết quả điều tra về nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự được thể

hiện qua biểu đồ sau:

34



4.14 Qua kết quả điều tra, ta thấy có tới 80% nhân viên cho rằng cần thiết phải

xây dụng phần mềm quản lý nhân sự và 20% nhân viên cho rằng không cần thiết. Đa

phần nhân viên đều muốn xây dụng phần mềm quản lý nhân sự chun dụng để tiết

kiệm thời gian, chi phí và cơng sức, tăng hiệu quả làm việc đối với những người quản

lý cũng như đối với những nhân viên khác. Họ có thể tra cứu thơng tin cá nhân của

mình cũng như lương thưởng của mình một cách dễ ràng, tiện lợi.

 Các chức năng cần có của một phầm mềm quản lý nhân sự

4.15 Khi điều tra về các chức năng cần có của một phần mềm quản lý nhân sự,

các chức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng

lao động, báo cáo thống kê, quản lý tiền lương và tiếp đến là quản lý chấm công, quản

lý khen thưởng kỷ luật.

2.2 Đánh giá

• Ưu điểm:

- Cơng ty thường xun tổ chức công tác bồi dưỡng tin học và nâng cao trình độ CNTT

-



cho nhân viên.

Cơng ty có đội ngũ nhân viên chun nghiệp, trẻ, có trình độ cao và ham học hỏi. Điều



-



này giúp dễ dàng tiếp cận, áp dụng cơng nghệ mới khi cơng ty có sự thay đổi.

Với tình hình cơng ty như hiện nay thì khơng đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về



CNTT, HTTT nhiều.

• Nhược điểm:

- Thông tin không chủ yếu được lưu trữ trên giấy tờ, qua thời gian dưới sự tác động

-



khách quan của mơi trường có thể bị mất mát trong q trình lưu trữ.

Việc xử lý thơng tin trong cơng ty chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu

chuyển thơng tin qua các phòng ban còn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo.

Điểu đó làm lãng phí rất nhiều thời gian, khơng đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột



-



xuất của ban lãnh đạo.

Việc thông tin trong công ty được xử lý chậm chạp sẽ ảnh hưởng tới việc ra các quyết



-



định hay kế hoạch, chiến lược quan trọng.

Người quản lí khó tra cứu thông tin khi cần do khối lượng hồ sơ, giấy tờ phải lưu trữ



-



lớn. Như vậy rất tốn thời gian và cơng sức.

Cơng ty đã xảy ra tình trạng tính lương sai cho nhân viên làm cho nhân viên khơng hài



-



lòng. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên.

Do việc chấm cơng và tính lương làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai mà

không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.



35



-



Trong khi công ty đang ngày càng phát triển, theo đó số lượng nhân viên sẽ tăng lên,

việc quản lí nhân sự bằng excel sẽ gặp nhiều khó khăn và khơng đáp ứng được trong

thời gian tới.



CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KINH DOANH ARTEMIS

1. Mơ tả bài tốn

4.16 Trong Cơng ty cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis, trách nhiệm quản lý

nhân sự sẽ thuộc về hai phòng ban: phòng tổ chức hành chính và phòng tài chính kế

tốn. Trong đó:

• Nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ quản lý các vấn đề về nhân sự như: tạo danh

sách các nhân viên của công ty, các thông tin về nhân viên (họ tên, ngày sinh, địa chỉ,

thành phần gia đình, quá trình cơng tác,…), điều chỉnh thơng tin của nhân viên và

quản lý việc lập hợp đồng và xin nghỉ việc. Đồng thời, nhân viên phòng tổ chức hành

chính sẽ chấm cơng và lập bảng chấm cơng.

• Nhân viên phòng kế tốn sẽ quản lý tiền lương. Nhân viên phòng kế toán sẽ khai báo

các khoản phụ cấp, khấu trừ như bảo hiểm, khen thưởng, phạt … Đồng thời dựa vào

bảng chấm cơng để tính lương.

• Mức lương của nhân viên sẽ được tính như sau:

4.17

4.18

• Nhân viên phòng tổ chức hành chính và nhân viên phòng kế tốn sẽ lập báo cáo gửi

lên Giám đốc.

• Phân quyền:

- Hệ thống do phòng nhân sự và phòng tài chính kế tốn trực tiếp sử dụng.

- Giám đốc và nhân viên chỉ được quyền xem, không được sửa hay bổ sung bất cứ thơng

tin gì.

1.1.1 u cầu chức năng

 Quản lý hồ sơ nhân viên

4.19 Khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thơng tin

của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các



36



phòng ban khác nhau. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc

-



chuyển đổi phòng ban khi đó sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.

Cập nhật hồ sơ nhân viên

Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì nhân viên phòng tổ chức hành chính phải

cập nhật lại hồ sơ nhân viên cho phù hợp.Hồ sơ nhân viên bao gồm các thông tin chi

tiết về nhân viên: họ tên , ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, mức

lương cơ bản, thành phần gia đình, quá trình cơng tác,…Phần mềm cũng hỗ trợ thêm:



• Thêm hồ sơ nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng

• Xóa hồ sơ nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.

• Sửa hồ sơ nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong

-



hồ sơ.

Cập nhật hợp đồng lao động

4.20 Khi nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng lao động sẽ

được lập gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính



thức khơng thời hạn.

 Quản lý chấm cơng

4.21 Theo dõi số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, số ngày tăng ca của từng

nhân viên để cập nhập vào bảng chấm công.

 Quản lý tiền lương

- Cập nhật sổ khen thưởng kỷ luật

Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân

viên. Nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ cập nhật thơng tin khen thưởng kỷ luật

của các nhân viên.

-



Cập nhật bảng lương

4.22 Dựa vào các số liệu như: mức lương cơ bản, các khoản bảo hiểm, phụ cấp,

thưởng, phạt, … đồng thời dựa bảng chấm cơng, nhân viên phòng tài chính kế tốn

tính lương cho từng nhân viên và lập bảng lương.

4.23 Mức lương của nhân viên sẽ được tính như sau:

4.24

4.25

Trong đó:



• Lương thời gian= Lương cơ bản/24*số cơng

 Bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí

cơng đồn được tính theo tỷ lệ dưới đây:

Bảng 1.1: Tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm

37



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển kinh doanh Artemis

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×