Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG ITN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNEXT SOFTWARE

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG ITN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNEXT SOFTWARE

Tải bản đầy đủ - 0trang

2.1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển

Được thành lập tháng 01 năm 2008, với tên gọi là Công ty Cổ phần Vnext

(VNEXT JSC).

 01/2008: Chỉ là một công ty nhỏ khoảng hơn 15 nhân sự và có địa chỉ tại

Phòng 1407, Tòa nhà 34T Trung Hòa, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

 10/2013: Chuyển đến tầng 7, Tòa nhà TTC, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội.

 04/2015: Chuyển đến toàn nhà 56 Lưu Hữu Phước, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm,

Hà Nội.

 12/2017: Chuyển đến Tầng 18, Tháp C, Central Point, 219 Trung Kính, n

Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.

 01/2018: Thành lập VNEXT JAPAN.

2.1.1.4. Văn hóa cơng ty

Vnext- nơi có mơi trường làm việc thân thiện. Đó là tinh thần TƠN ĐỔI ĐỒNGCHÍ GƯƠNG SÁNG. Trong đó, “TƠN- ĐỔI- ĐỒNG” nghĩa là “ Tôn trọng cá nhânTinh thần đổi mới- Tinh thần đồng đội”. “CHÍ- GƯƠNG- SÁNG” nghĩa là “Chí cơngGưỡng mẫu- Sáng suốt” là những phẩm chất cần có của lãnh đạo cơng ty.

Văn hóa “làm việc hết mình”, “tận tụy với khách hàng”, “tự do dân chủ”,

“khuyến khích sáng tạo” là thể hiện trong lúc làm việc.

Văn hóa “chơi” thể hiện ở các hoạt động teambuilding, party như: Đại hội thời

bao cấp, chợ phiên bao cấp, sinh nhật cơng ty, thay đổi để hồn thiện,…hay các giải

bóng đá nam, nữ …

2.1.1.5. Lĩnh vực hoạt động

Hoạt động chuyên sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ

ERP, dịch vụ cơng nghệ thơng tin, tích hợp hệ thống, dịch vụ điện tử và cung cấp thiết bị

CNTT. Giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và

hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng những hệ thống công nghệ thơng tin tồn

diện.



2.1.2. Cơ cấu tổ chức

2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

19



CEO

TRẦN NGỌC SƠN



HueBT



Project

Division 1



VGD



VGD



SHUHEI MORI



HỒNG HẢI



Thinh

HM



Project

Division 2



HuuDV



Project

Division 3



Hung

TD



SonTN,

Shuhei Mori



Sale



Technical



LyNTH



QA



HieuNT



IT

Finance



AnhNT



HR

Admin



Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức Công ty Vnext

2.1.2.2. Chức năng, thành phần các ban nghành của cơng ty

 Ban giám đốc

 Phòng quản lí chất lượng Quality Assurance: Giám sát, quản lý và đảm bảo

chất lượng. Đây là bộ phận có quyền và có trách nhiệm sẽ đặt quá trình kiểm tra chất

lượng lên giai đoạn nào, kiểm tra chất lượng theo phương pháp nào, tiêu chuẩn nào, sẽ

dùng các cơng cụ gì để kiểm tra và sản phẩm ở mức độ như thế nào thì được cơng

nhận. Là bộ phận có trách nhiệm về tồn bộ tiêu chuẩn, quy trình kiểm tra để đảm bảo

chất lượng.

 Bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự là nơi kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng

nhân viên mới.

20



Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự chủ yếu sẽ là:

- Tạo ra một quá trình tuyển dụng hiệu quả và chuyên nghiệp.

- Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm nhân viên mới.

- Quản lý lương, thời gian làm việc, chấm công và các vị trí cơng việc trong cơng ty.

- Lên kế hoạch đào tạo và phát triển cho cán bộ nhân viên trong công ty hay nhân

viên mới.

- Lưu các hồ sơ, thông tin của các nhân viên, thông tin về nhân sự trong công ty.

- Cùng với người quản lý quyết định thăng tiến hay cắt giảm vị trí của nhân viên.

 Bộ phận tài chính

- Giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các công việc trong các

lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính

sách, chăm sóc sức khỏe nhân viên, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.

- Cơng tác văn phòng. Cơng tác tổ chức, chế độ chính sách.

- Cơng tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…

- Kiêm tra, đôn đốc các bộ phận công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế

của công ty.

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc cơng ty.

 Ban Kế tốn:

- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của cơng ty tham mưu cho Giám đốc

phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.

- Triển khai cơng tác nghiệp vụ kế tốn tài vụ trong tồn cơng ty

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo

- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong

việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán… tài sản của công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu

 Ban Hành chính

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong

lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính

sách, chăm sóc sức khỏe, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.

- Công tác tổ chức, chế độ chính sách

- Cơng tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…

- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy

chế cơng ty

 Ban Văn hóa đồn thể

- Tổ chức các sự kiện, đảm bảo đời sống tinh thần cho nhân viên công ty

- Tổ chức hội thi thể thao, văn nghệ

21



- Duy trì các ngày hội truyền thống của cơng ty

 Phòng sale

- Tìm kiếm khách hàng mang về cho công ty những dự án mới

- Tiếp xúc khách hàng và thẩm định khách hàng

- Lập hợp đồng và các hồ sơ liên quan

 Bộ phận Project Division 1,2,3: Là bộ phận nghiên cứu, tư vấn phát triển phần

mềm. Là bộ phận trực tiếp thực hiện các dự án của công ty. Quyết định sản phẩm làm

ra. Mỗi một bộ phận sẽ có các team dự án khác nhau dưới trách nhiệm của PM,

Leader, Dev, Design, Tester, Brse…

2.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây

Đơn vị: USD



Biểu đồ 2.1. Doanh thu của Vnext (2016-2018)

Nhờ vào sự nỗ lực làm việc của các cán bộ nhân viên trong công ty mà đã đem

lại cho công ty doanh số 120 triệu USD trong năm 2018 với nhân sự là 250 người

2.2. THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CP

VNEXT SOFTWARE

2.2.1. Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin chung

 Phần mềm công ty sử dụng

- Cài đặt hệ điều hành Windows

- Phần mềm văn phòng

+ Bộ phần mềm Microsoft Office

+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey

+ Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc

+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar

- Phần mềm tài chính kế tốn: Sử dụng Phần mềm kế toán FTS Accounting phù

hợp cho doanh nghiệp theo mơ hình mẹ con và có nhiều cơ quan trực thuộc. Dễ dàng

hợp nhất các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thơng tin tài chính, kế tốn nhanh

chóng, chính xác. Đảm bảo thống nhất nghiệp vụ kế toán giữa các chi nhánh của

Vnext.

- Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực

- Phần mềm quản lý nhân sự

22



 Trang thiết bị phần cứng tại công ty.

Là một công ty chuyên về hệ thống thông tin, công nghệ thông tin nên công ty

hết sức chú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT

 Cơ sở hạ tầng mạng truyền thơng

Tồn cơng ty, máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows và Linux là nền tảng

cho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công ty. Hạ

tầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhân viên

công ty.

Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nối

các thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong cơng ty. Các thiết bị

trong công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối khơng dây, Ethernet,

Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,...

Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho cơng ty có thể đảm bảo tối đa

vấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như

kết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng.

 Dữ liệu

Thơng tin quản lý khách hàng được lưu trữ trên máy chủ của công ty.

Nguồn dữ liệu này cho phép một số bộ phận liên quan truy cập bằng user của

mỗi nhân viên công ty và phải được sự cho phép của quản trị viên.

2.2.2. HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP Vnext Software

Hiện nay đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều daonh nghiệp, tổ chức, cá

nhận với quy mô khác nhau. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng, các dự án từ phía khách

hàng, bộ phận chun mơn sẽ làm việc với khách hàng để nắm bắt yêu cầu khách

hàng, thành lập đội dự án theo đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời làm việc với ban

kiểm tra chất lượng, phòng kế tốn để quản lý chi phí, phòng hành chính để quản lý

thơng tin khách hàng thường xun.

Trong q trình triển khai dự án, song song với các hoạt động kỹ thuật có rất

nhiều việc quản lý cần được thực hiện để đảm bảo thành cơng dự án.

Q trình triển khai đảm bảo hoạt động theo dõi và kiểm sốt quy trình được

thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả bao gồm hoạt động chính sau:

- Quản lý phạm vi dự án: quản lý sản phẩm, quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu

- Quản lý chi phí bao gồm: chi phí nhân cơng, chi phí triển khai.

- Quản lý tiến trình: lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi

tiết

- Quản lý chất lượng: thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, kiểm soát

chất lượng.

- Quản lý nguồn lực: xây dựng đội dự án và quản lý đội dự án

- Quản lý rủi ro: thực hiện hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá

lại các rủi ro.

23



Quá trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty gồm các hoạt động chính:

Quản lý khách hàng dự án:

- Cập nhật thông tin khách hàng

- Tiếp nhận phiếu yêu cầu dự án

- Gửi phiếu yêu cầu dự án

- Gửi thông tin phản hồi

- Lập hợp đồng

Quản lý chi phí dự án:

- Cập nhật thông tin danh mục dự án

- Quản lý thu cho dự án

- Quản lý chi cho dự án

- Theo dõi công nợ và chuyển khoản

Thống kê báo cáo:

- Báo cáo danh mục đã dự án đã hoàn thành

- Báo cáo danh mục dự án đang triển khai

- Báo cáo khoản thu của dự án

- Báo cáo khoản chi của dự án

- Báo cáo thông tin chi tiết dự án

Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng:

Phòng Sale: Nhân viên Sale tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng tiềm năng để trao

đổi thông tin về các dịch vụ, các phần mềm mà công ty cung cấp.

Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng Sale. Nhân

viên sale tiếp nhận và tổng hợp thông tin cần thiết để gửi lên bán giám đốc và đội dự

án.

Nếu ban giám đốc chấp nhận thì nhân viên Sale sẽ lập hợp đồng với khách hàng.

Nếu khơng đồng ý thì thơng báo cho khách hàng là dự án khơng được chấp nhận.

Phòng dự án xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thơng số kỹ thuật.

Nếu hợp đồng được kí kết, đội dự án được thành lập.

Bộ phận kế toán: nhân các thơng tin từ phòng dự án, sau đó dự tốn chi phí cho

dự án, quản lý các mục chi phí cho dự án, thu tiền từ khách hàng.

Ban giám đốc: xem xét báo cáo quản lý thường niên, lên kế hoạch nhiệm vụ cho

quá trình quản lý dự án.

2.2.3. Phân tích kết quả của phiếu điều tra

Tiến hành phát phiếu điều tra cho 20 đại diện cán bộ nhân viên trong công ty

đồng thời tiến hành phỏng vấn trực tiếp từ các giám đốc và thu thập thông tin qua q

trình quan sát, từ đó tiến hành xử lý dữ liệu và đưa ra các phân tích kết quả như sau:

- Đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại của

công ty?



24



Biểu đồ 2.2. Mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý bán hàng

Từ kết quả trên cho thấy mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý bán hàng hiện tại

của cơng ty chưa thực sự hiệu quả, còn gây trở ngại trong cơng việc.

- Những khó khăn gặp phải khi làm việc với hệ thống quản lý bán hàng?



Biểu đồ 2.3. Khó khăn trong quản lý bán hàng

Kết quả điều tra cho thấy cơng ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý bán

hàng. Hầu hết các công tác quản lý bán hàng đều được thực hiện thủ công trên giấy tờ.

Việc làm thủ công như vậy gây ra khơng ít khó khăn trong q trình làm việc, gây mất

thời gian, mất thông tin. Hơn nữa lưu trữ ở dạng giấy tờ rất bất kiện do khó phân loại,



25



dễ bị mất, bị mờ, bị nhòe và khó tìm kiếm tài liệu… gây lãng phí về mặt thời gian và

nhân lực cho cơng ty. Cần phải có biện pháp khắc phục.

- Cơng ty có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để đem lại hiệu quả cho

công tác quản lý và tra cứu hay không?



Biểu đồ 2.4. Mức độ cần thiết dử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Trước những hạn chế về công tác quản lý bán hàng thì đa số nhan viên đều cho

rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thông thông tin quản lý bán hàng. Việc sử dụng hệ

thống sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, sức

lực hơn nữa lại có độ bảo mật cao.

- Nếu công ty xây dựng phần mềm quản lý bán hàng thì tiêu chí nào cần được

đáp ứng?

Bảng2.1. Các tiêu chí xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Tiêu chí

Đầy đủ chức năng

Tính ổn định cao

Giao diện đẹp

Thân thiện, dễ sử dụng

Khác



Số phiếu chọn

10

15

9

5

2



Hầu hết nhân viên muốn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có đầy đủ chức

năng, tính ổn định cao. Điều này giúp cho việc quản lý bán hàng thuận tiện hơn, không

bị bỏ lỡ một nghiệp vụ nào.

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY CP VNEXT SOFTWARE

2.3.1. Ưu điểm

26



 Quy trình thực hiện hồn thiện

Việc triển khai dự án tuân thủ theo quy trình đề ra thực sự đem lại hiệu quả. Tn

thủ theo quy trình khơng có nghĩa là rập khn cứng nhắc mà việc tn thủ theo quy

trình nhằm đảm bảo tính nhất qn, thống nhất khơng bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết

trong q trình triển khai. Đồng thời cũng đòi hỏi Quản trị dự án, cán bộ triển khai

phải linh hoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi triển khai

dự án đến với khách hàng. Tính chất khoa học của hệ thống quy trình đã được chứng

minh bằng chính những dự án đã được triển khai thành cơng.

 Thực hiện tốt cơng tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dự án

Bộ phận tài chính kế tốn của cơng ty theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham

gia và nguồn lực của dự án hàng tuần. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc

kiểm sốt chi phí của dự án mà nó còn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí

phù hợp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Còn về nhân lực, có những người cùng một lúc

tham gia vào nhiều dự án thì lịch trình và cơng việc của họ rất linh hoạt, có thể có những

sự chậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dự án để có thể tập trung đẩy

nhanh tiến độ cho dự án khác để kết thúc dự án sớm. Đảm bảo ngân sách cho dự án có ý

nghĩa rất quan trọng, khơng chỉ ảnh hưởng tới việc huy động nguồn lực ảnh hưởng tới

chất lượng tiến độ thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án.

 Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và hiện đại

Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của cơng ty hồn tồn đáp ứng được khả năng

tin học hóa hệ thống thơng tin quản lý dự án, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp

ứng được nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của cơng ty.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với kiến thức tin học căn bản là nền tảng để có

thể đào tạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa.

2.3.2. Nhược điểm

 Khó khăn trong giao tiếp giữa các thành viên trong đội dự án

Lịch làm việc của nhân viên được lưu ở dạng các file excel. Lịch làm việc hàng

tuần được mỗi nhân viên gửi cho nhóm trưởng, nhóm trưởng tổng hợp gửi cho bộ

phận Hành chính, bộ phận Hành chính tổng hợp gửi cho tồn cơng ty. Công việc tra

cứu lịch làm việc phục vụ cho việc quản lý dự án diễn ra không thuận lợi.

Giao tiếp giữa các thành viên trong một dự án gặp khó khăn, phụ thuộc vào việc

gặp mặt trực tiếp trao đổi cơng việc. Nhân lực chính của một dự án là nhân viên của

phòng Dự án, điều này dẫn đến việc tại cùng một thời điểm, một nhân viên tham gia

vào nhiều dự án. Điều này dẫn đến trong một số trường hợp, nhân viên tham gia đồng

thời hai dự án A và B, phải xuống thực tế nghiệm thu dài ngày dự án A, đội dự án B

cần thông tin, nhưng thông tin này lại chỉ do thành viên kia hiểu rõ, gây chậm trễ

thơng tin.

27



 Khó khăn khi làm việc với CSDL

Khi cần tìm kiếm thơng tin liên quan đến dự án, việc tra cứu rất khó khăn và mất

thời gian do phải chờ quản trị hệ thống thông tin cho phép truy cập vào CSDL.

Công ty cũng gặp phải khơng ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như

trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực…



Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỂ XUẤT VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN

LÝ BÁN HÀNG

Cơng ty Cổ phần Vnext Software hoạt động và phát triển về phần mềm cung cấp

cho thị trường Nhật Bản suốt nhiếu năm qua và đang ngày càng phát triển, có thêm

nhiều đối tác mới.

Cơng ty hoạt động tổ chức với các phòng ban riêng biệt nhằm giảm thiểu khối

lượng công việc cho mỗi người. Mỗi phòng ban sẽ phân ra các cơng việc, nhiệm vụ,

chức năng sẽ khác nhau. Để đảm bảo cơng tác tổ chức bán hàng tốt thì cơng ty nên tiến

hành triển khai phân tích thiết kế lại hệ thống bán hàng hiện tại của công ty giúp cho

việc quản lý được hiệu quả hơn, nhằm đưa ra những biện pháp kịp thời khi có những

sự cố bất ngờ. Một số định hướng phát triển vầ quản lý bán hàng tại công ty như sau:

 Mua phần mềm quản lý bán hàng tiến hành cài đặt, đào tạo đội ngũ nhân viên

kỹ lưỡng để có thể sử dụng hiệu quả linh hoạt hơn. Hoặc có thể lập nên một đội dự án

thiết kế phần mềm riêng cho chính cơng ty.

 Khi tiến hành xây dựng hệ thống thành công, nhân viên sẽ bớt phải xử lý dữ

liệu bằng thủ công và hơn nữa năng xuất làm việc sẽ hiệu quả hơn. Ngoài ra cải thiện

được việc giao tiếp giữa các thành viên trong đội dự án.

 Về việc cải thiện hệ thống quản lý bán hàng thì sẽ nâng cấp lên bộ nhớ, các

bản ghi sẽ lưu được nhiều hơn, do đó có thể giúp cải thiện được việc xử lý dữ liệu, và

thao tác với cơ sở giữ liệu được nhanh hơn.

3.2. CÁC ĐỀ XUẤT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

3.2.1. Mơ tả hệ thống

28



Cơng ty Cổ phần Vnext Software là công ty chuyên tư vấn và phát triển phần

mềm cho thị trường Nhật Bản. Khách hàng của cơng ty có thể là cá nhân hoặc tổ chức,

doanh nghiệp.

Nhân viên sale sẽ là người trực tiếp tìm kiếm, trao đổi, gặp gỡ khách hàng, gửi

cho họ về thông tin về các dịch vụ phần mềm mà cơng ty cung cấp.

Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu u cầu đến phòng sale của công ty.

Nhân viên sale tiếp nhận và tổng hợp những thông tin cần thiết để chuyển lên Ban

giám đốc và Bộ phận project division 1,2,3. Nếu Ban giám đốc chấp nhận dự án thì sẽ

tiến hành ký hợp đồng với khách hàng, nếu không chấp nhận sẽ thông báo cho khách

hàng là dự án không được chấp nhận.

Sau khi hợp đồng dự án được ký kết với bên khách hàng, bộ phận project

division 1,2,3 sẽ xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thông số kỹ thuật cũng

như tính khả thi của dự án. Sau đó dự án được thiết lập và nhóm phụ trách dự án được

thành lập.

Bộ phận kế tốn tiếp nhận những thơng số kỹ thuật của dự án từ bộ phận project

division 1,2,3, từ đó dự tính chi phí cho dự án, thu tiền dự tính từ khách hàng. Khi

khách hàng thanh tốn chi phí cho dự án, kế tốn sẽ lập phiếu thu, đồng thời theo dõi

công nợ của khách hàng. Khi cần chi phí cho dự án, bộ phận kế tốn sẽ lập phiếu chi

và lưu lại.

Cuối dự án hoặc cuối tháng, bộ phân phục trách sẽ báo các, thống kê các thông

tin về từng dự án theo yêu cầu của ban giám đốc.

Ban giám đốc dự vào các báo cáo quản lý cơng việc từ các phòng ban nhằm lên

kế hoạch, phương hướng, nhiệm vụ quá trình quản lý dự án.

3.2.2. Phân tích các yêu cầu chức năng của hệ thống

Để thuận tiện cho việc quản lý bán hàng thì hệ thống cho phép nhân viên đăng

nhập vào hệ thống bằng tài khoản để thực hiện các thao tác như thêm, sửa, xóa, tìm

kiếm. Hệ thống còn cho phép nhân viên lập chứng từ, lập báo cáo và in báo cáo thống

kê. Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty, ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ

thống để tìm thơng tin về các phần mềm, tìm thơng tin về dự án… khi cần thiết.

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng bao gồm 4 chức năng chính:

 Quản lý giao dịch khách hàng: Phòng sale quản lý thơng tin khách hàng, lập

hợp đồng

 Quản lý dự án: Đội dự án nhận yêu cầu và xây dựng phần mềm, xuất và

chuyển phần mềm cho khách, nhận phần mềm khách trả và chỉnh sủa theo yêu cầu của

khách hàng.

 Quản lý công nợ khách hàng: Quản lý thu chi, công nợ cho khách hàng, lập

hóa đơn thanh tốn cho khách hàng, thu tiền khách trả, thu tiền khách nợ.

 Quản lý báo cáo: Các phòng ban, bộ phận lập tra cứu báo cáo về phần mềm,

về khách hàng, về dự án để ban giám đốc có thể tra cứu khi cần.

3.2.3. Các yêu cầu về hệ thống

29



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG ITN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNEXT SOFTWARE

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×