1. Trang chủ >
  2. Giáo án - Bài giảng >
  3. Cao đẳng - Đại học >

3 – Lưu, đóng và mở file Excel

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.99 MB, 27 trang )


Hướng dẫn học MS Excel



Nguyễn Quang Đại



* Chọn biểu tượng hình chiếc đĩa mềm trên thanh công cụ Standard

như hình dưới.



+ Đóng file lại bằng cách nhắp trái chuột vào biểu tượng dấu “X” màu đỏ

góc trên cùng bên phải của cửa sổ Excel (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4 ).

+ Để mở file vừa rồi, bạn hãy vào ổ đĩa D thư mục HDH EXCEL vừa tạo

ra và nhắp đúp chột trái vào file có tên là “Bai1” vừa tạo ra để mở lại nó lên.

Cũng có thể mở Excel lên trước rồi sau đó nhấn tổ hợp phím

Ctrl + O hoặc chọn Menu File → Open.



Cửa sổ Open hiện ra, bạn chỉ định đường dẫn tới file đó trong mục

Look in , chọn file “Bai1” rồi nhắp Open (hoặc nhắp đúp chuột trái vào file tên

là “Bai1” này) để mở file.



6



Hướng dẫn học MS Excel



Nguyễn Quang Đại



+ Giờ hãy gõ vào một ô ở trên chữ “BÀI THỰC HÀNH SỐ 1” rồi

ấn nút Enter. File của bạn đã có sự thay đổi, bạn cũng có thể lưu file như cách ở

trên. Nhưng đôi khi bạn không muốn lưu công việc vừa làm thêm được vào lại

file cũ mà muốn lưu nó sang một file khác và giữ nguyên file cũ. Để làm việc

này bạn thực hiện như sau: vào menu “File → Save as…” và sau đó hãy đặt tên

file khác đi,ví dụ tên là “Bai1.1”. Nhưng bạn hãy “cố tình” đánh nhầm tên là

“Bai1” trùng với tên file cũ rồi hãy nhắp nút “Save”.



Sau khi nhấp nút “Save”, hộp thoại cảnh báo dưới hiện lên.



7



Hướng dẫn học MS Excel



Nguyễn Quang Đại



* Chú ý:

+ Vì bạn đặt tên file trùng nhau nên Excel hỏi bạn có muốn ghi đè

lên file có tên trùng trong thư mục đó không. Nếu bạn nhấn “Yes” thì Excel sẽ

xóa toàn bộ dữ liệu trong file đó đi và lưu file mới này với tên là “Bai1”. Điều

này có nghĩa là bạn bị “mất” file cũ có tên là “Bai1” và thay vào đó là file với dữ

liệu mới cũng có tên là “Bai1”. Đây là một chú ý khi lưu file! Bạn hãy chọn

“No” để không ghi đè lên file cũ và gõ lại tên trong mục File name là “Bai1.1”

để lưu file mới này.

+ Lưu ý thêm với bạn đọc rằng hãy tạo cho mình “thói quen” chủ

động lưu file khi đang làm việc sau mỗi khoảng thời gian nhất định và mỗi khi

bạn thấy cần phải lưu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím S. Tuy ở các bài

sau sẽ giới thiệu cách đặt chế độ tự động lưu file nhưng bạn chủ động lưu file vẫn

là thói quen tốt hơn.

BÀI 2 – NHẬP DỮ LIỆU, ĐỊNH DẠNG VÀ CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH



2.1- Các trường dữ liệu trong Excel

Với mỗi một kiểu (trường) dữ liệu thì Excel có những quy tắc quản lý, xử

lý, tính toán, định dạng khác nhau. Do đó người sử dụng Excel không thể không

nắm rõ trong Excel dữ liệu được phân nhóm như thế nào. Trong Excel, dữ liệu

được phân nhóm ra thành các trường:

+ Trường chuỗi ký tự (Text): là dữ liệu có chứa các ký tự từ a đến z và

các số từ 0 đến 9 hay cả những kí tự đặc biệt như * ; + ; ! ; . ; #..... Theo mặc

định, khi bạn nhập vào ô nào đó dữ liệu dạng chuỗi thì nó sẽ được căn lề sang

bên trái. Với dữ liệu dạng chuỗi chứa các chữ (a, b, …, z) thì Excel không thể

thực hiện tính toán trực tiếp (cộng, trừ,..) với dữ liệu này.



8



Hướng dẫn học MS Excel



Nguyễn Quang Đại



+ Trường số (Number) : Là dữ liệu chứa một hay toàn bộ các con số từ 0

đến 9. Theo mặc định, khi bạn nhập dữ liệu dạng số thì Excel sẽ căn lề sang bên

phải.

+ Trường thời gian (Date; Time): Là dữ liệu kiểu thời gian bao gồm giờ,

phút, giây, ngày, tháng, năm. Theo mặc định nó được căn phải ô, còn cách hiển

thị như thế nào phụ thuộc chế độ mặc định ban đầu hay theo các format dữ liệu

của bạn sẽ giới thiệu sau.

+ Trường công thức (Formulas): là công thức tính toán mà bạn nhập vào,

nó luôn được nhập bắt đầu bằng dấu “=” và theo sau là một cú pháp hàm (công

thức) nào đó mà bạn nhập vào. Khi một ô (Cell) chứa dữ liệu kiểu công thức thì

nó luôn hiển thị kết quả của công thức đó. Kết quả hiển thị của một trường công

thức có thể là một chuỗi ký tự hay một dữ liệu dạng số hoặc thời gian. Nếu muốn

hiển thị lên công thức trong ô có chứa công thức thì hãy chọn ô đó và xem công

thức trong ô được hiển thị trên Thanh công thức , hay có thể nhắp đúp vào ô đó

thì công thức trong đó sẽ hiện lên.

2.2- Nhập, xóa, sửa dữ liệu

+ Hãy mở file có tên là “Bai1” được tạo ra từ Bài 1 lên.

+ Để nhập mới bất kỳ kiểu dự liệu vào ô nào, trước tiên bạn phải di

chuyển con trỏ tới ô bằng cách nhắp chuột trái vào ô đó hay sử dụng các phím

mũi tên di chuyển ( qua trái → ; qua phải ← ; lên trên ↑ ; xuống dưới ↓) hoặc

phím Tab. Sau đó, bạn thực hiện nhập dữ liệu bằng bàn phím. Muốn kết thúc

việc nhập liệu vào ô, bạn nhấn một trong các phím sau: phím Enter ; phím Tab ;

các phím mũi tên di chuyển hay nhắp chuột vào một ô khác.

+ Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô hãy nhắp đúp vào ô đó ( hoặc chọn ô đó

rồi ấn phím F2), sau đó di chuyển con trỏ trong ô đó tới vị trí mà bạn muốn chỉnh

sửa.

+ Để xóa dữ liệu trong ô nào, chọn ô đó và nhấn phím Delete.

+ Nhập dữ liệu kiểu chuỗi và số: thực hiện như các hướng dẫn trên. Ví dụ

ở đây ta sử dụng bàn phím nhập vào ô B2 chữ “Bảng điểm kiểm tra lớp 12A2 học

kỳ I”. Tương tự nhập dữ liệu vào các ô khác theo hình dưới. Lưu ý, bạn không

làm gì khác để sử dụng bảng tính này học tiếp phần định dạng theo mục sau.



9



Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (27 trang)

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Tải bản đầy đủ ngay
×