1. Trang chủ >
  2. Kinh Tế - Quản Lý >
  3. Tiêu chuẩn - Qui chuẩn >

2 Thực trạng hoạt động giao nhận của công ty TNHH thương mại vận tải Q&T giai đoạn 2013- 2015

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (516.65 KB, 89 trang )


Nhận yêu cầu từ

Khách hàng



Nhận và kiểm tra

bộ chứng từ



Lấy lệnh giao

hàng



Thông quan hàng

nhập khẩu



Nhập miễn kiểm



Nhập kiểm hóa



Mở tờ khai



Mở tờ khai



Tính giá thuế



Tính giá thuế



Trả tờ khai



Kiểm hóa



Trả tờ khai



Giao hàng cho

khách hàng

Quyết toán và

lưu hồ sơ



Thanh lý Hải

quan



Xuất phiếu EIR



Quyết toán và

lưu hồ sơ

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khâu của công ty

Bước 1: Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách

hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp

đồng giao nhận.

Công ty NK sẽ phải chuyển giao cho công ty Q&T các chứng từ cần thiết:

hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, Master Bill of

Lading, giấy báo hàng đến do hãng tàu gởi, giấy giới thiệu. Tùy vào từng lô hàng

mà chứng từ sẽ khác nhau.

Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi nhận được bộ chứng từ từ công ty NK, (chứng từ này đã được

công ty NK kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp so với hợp đồng hai bên đã ký kết).

Trên cơ sở các chứng từ nhận được, nhận viên giao nhận của công ty Q&T sẽ

phải tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ bằng cách kiểm tra thật kỹ bộ chứng

từ cả về nội dung lẫn hình thức (kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, nhân viên bắt

đầu kiểm tra thật kỹ hợp đồng, trên cơ sở hợp đồng nhân viên tiếp tục kiểm tra

các giấy tờ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói xem có phù hợp với hợp đồng hay



không. Nếu có sai sót nhân viên sẽ thông báo liền cho phía công ty NK để công

ty thông báo lại cho công ty xuất khẩu chỉnh sửa các chứng từ cho phù hợp). Nếu

khi kiểm tra các chứng từ và nhận thấy không có sai sót gì nhân viên công ty

Q&T sẽ tiến hành lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu, tiếp theo chuyển bộ chứng từ

đầy đủ ngược lại cho công ty nk kiểm tra, ký tên và đóng dấu.

Nhân viên của công ty Q&T sẽ sử dụng toàn bộ chứng từ đã được ký trên

để thực hiện quá trình làm hàng.

Việc kiểm tra chi tiết các chứng từ rất cần thiết, nó giúp người giao nhận

hình dung rõ hơn về lô hàng mình đang làm, tránh được những sai sót và bảo vệ

quyền lợi khách hàng khi có những tình huống phát sinh không hay xảy ra.

Tiếp theo đó công ty Q&T sẽ tiến hành tạm ứng tiền trước cho nhân viên

giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ viết giấy tạm ứng với công ty để tạm ứng một

số tiền đáp ứng cho việc làm hàng (tùy theo giá trị lô hàng, các phí cần đóng, các

chi phí có thể phát sinh mà nhân viên giao nhận sẽ ước lượng tiền ứng trước một

khoản phù hợp).

Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)

Để có được lệnh giao hàng thì nhân viện giao nhận phải tiến hành lên hãng

tàu để lấy lệnh giao hàng. Những giấy tờ sau mà nhân viên giao nhận cần phải

mang theo để nhận lệnh giao hàng:

+ Giấy giới thiệu của công ty NK (có tên nhân viên đi nhận lệnh).

+ Giấy báo hàng đến (Notice Of Arrival).

+ Vận đơn gốc (Bill Of Lading).

Nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến

hãng tàu liên hệ với nhân viên hãng tàu và đóng các khoản phí liên quan (phí

D/O, phí làm hàng…). Hãng tàu sau khi nhận giấy giới thiệu và thông báo hàng



đến sẽ kiểm tra xem đầu Hãng tàu bên kia có ra thông báo giao hàng hay chưa,

kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến. Sau khi kiểm tra xong nhân viên

hãng tàu sẽ tiến hành ký phát vận đơn, đóng dấu điện giao hàng, ký tên và cấp

một bộ lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận. (Vì hàng của công ty được qua

duy nhất một hãng tàu nên chỉ có một bộ lệnh, nhưng nếu công ty bên phía XK

book Tàu có qua đại lý hãng tàu thì bộ lệnh bắt buộc phải là 2 bộ, một bộ do

Hãng tàu cấp, một bộ do Đại lý hãng tàu cấp). D/O có giá trị sử dụng trong vòng

3 ngày kể từ ngày phát hành.

Trên bộ lệnh của hãng tàu giao phải có dấu ký nhận của đại diện hãng tàu

và phải có chữ PAID nghĩa là đã thu đủ phí.

Nhân viên đi lấy lệnh sẽ đồng thời phải tiến hành thủ tục cược vỏ. Trên

hãng tàu có phiếu cược vỏ, nhân viên lấy lệnh điền đầy đủ các thông tin, nộp

cùng với giấy giới thiệu đóng tiền cược vỏ. Hãng tàu phát hành phiếu tạm thu,

giữ lại môt liên cược vỏ màu trắng, gửi lại ba liên vàng, hồng, xanh cho nhân

viên lấy lệnh.Trong đó, liên vàng dùng đổi lệnh phiếu EIR dưới cảng, liên hồng

đưa cho lái xe lấy lệnh hạ vỏ rỗng, liên xanh giữ lại để lấy lại tiền cược vỏ.

Bước 4 : Thông quan hàng nhập

a, Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai.

Hồ sơ hải quan gồm :

+ Tờ khai hải quan : 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản

dành cho hải quan lưu)

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa : 1 bản chính

+ Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính

+ Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính

+ Vận tải đơn (Bill of lading) : 1 bản chính

+ Đăng kí kinh doanh : 1 bản

+ Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu : 1 bản

b, Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử



Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử

‘ECUSKD’để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ

thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân

luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so

với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ

khai vào máy.

Luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.

c, Làm thủ tục Hải quan tại Cảng

Chia thành 2 trường hợp :

• Trường hợp 1: Hàng hóa nhập khẩu miễn kiểm (luồng xanh)

Bước 4.1: Mở tờ khai Hải quan

Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để

lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở

tờ khai hải quan tại cảng.

Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tờ khai tìm ‘ báo cáo vi phạm

pháp luật’, xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế

hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp.

+ Nếu không vi phạm thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.

Các chứng từ phải nộp:

- Báo cáo vi phạm pháp luật

- Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản

lưu người khai Hải quan)

- Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)

- Hóa đơn thương mại (1 bản chính )

- Vận đơn đường biển (sao y)

- Lệnh giao hàng (D/O) (1bản chính).



- Phiếu đóng gói (1bản chính).

- Giấy giới thiệu của công ty

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).

- Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…).

+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến

hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y ‘Biên nhận nộp thuế vào Ngân

sách Nhà nước’ nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải

quan kiểm tra.

Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã

số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có

tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh

thuế.

Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.

Bước 4.2: Tính giá thuế

Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà

doanh nghiệp phải nộp không.

Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế

và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế

xác nhận.

Bước 4.3: Trả tờ khai Hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai

Hải quan.

Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.

Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm :

- Tờ khai Hải quan



- Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ

• Trường hợp 2: Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)

Bước 4.1: Mở tờ khai Hải quan

Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để

lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở

tờ khai hải quan tại cảng.

Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm ‘báo cáo vi phạm pháp

luật’, xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay

không đóng thuế cho Doanh nghiệp.

+ Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.

Các chứng từ phải nộp:

- Báo cáo vi phạm pháp luật

- Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản

lưu người khai Hải quan

- Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)

- Hóa đơn thương mại (1 bản chính )

- Vận đơn đường biển (sao y)

- Lệnh giao hàng (1bản chính)

- Phiếu đóng gói (1bản chính)

- Giấy giới thiệu của công ty

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).

- Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…)

+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến

hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y ‘Biên nhận nộp thuế vào Ngân



sách Nhà nước’ nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải

quan kiểm tra.

Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã

số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có

tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh

thuế.

Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.

Bước 4.2: Tính giá thuế

Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà

doanh nghiệp phải nộp không.

Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận

Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế

và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế

xác nhận.

Bước 4.3: Kiểm hóa

Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải

quan kiểm hóa.

Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho

container

Xuống bãi làm ‘giấy cắt seal’, kêu công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng

thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa

theo mức độ mà Hải quan yêu cầu.

Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại.

Bước 4.4: Trả tờ khai Hải quan



Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai

Hải quan.

Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.

Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm :

+ Tờ khai Hải quan

+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ

+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa

Bước 5:Xuất phiếu EIR

Nhân viên giao nhân đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấu

giao thẳng của Hãng tàu) và đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để xuất phiếu EIR.

Bước 6: Thanh lý Hải quan cổng

Nhân viên công ty mang bộ chứng từ gồm :

+ Lệnh giao hàng

+ Phiếu EIR

+Tờ khai Hải quan (bản chính và copy)

- Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và Phiếu

EIR.

- Hải quan sẽ trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân

viên giao nhận.

Bước 7: Giao hàng cho Khách hàng

Sau khi hoàn thành việc thanh lý cổng nhân viên giao nhận sẽ mang những

phiếu EIR còn lại cùng với giấy hạ Container cho tài xế xe Vận tải của công ty

Q&T.

Tài xế xe cont sau khi chở hàng đến kho của công ty NK sẽ nhanh chóng

rút hàng khỏi cont. Sau khi nhân viên công ty NK nhận hàng và kiểm tra hàng

nhận thấy đầy đủ và phù hợp không tổn thất gì thì xem như việc giao hàng cho

khách đã hoàn thành. Bước tiếp theo tài xế xe sẽ chở cont rỗng đến bãi cont để



trả công cho hãng tàu. Đại lý của hãng tàu này sẽ ký nhận vào giấy hạ container

để xác nhận rằng container đã được trả rồi.

Sau đó sẽ cầm liên xanh cược vỏ, phơi lệnh, hóa đơn và giấy giới thiệu

mang lên hãng tàu để nhận lại tiền cược vỏ.

Bước8: Quyết toán và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho

khách hàng xong thì người giao nhận phải :

Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao

nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và Supertrans cũng lưu lại một bộ.

Đồng thời kèm theo đó là 1 bản Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách

hàng, 1 bản dành cho công ty), trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp

cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí

phát sinh (nếu có)… sau đó Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này.

Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với

khách hàng.

Trường hợp là lô hàng lẻ thì các bước mà nhân viên giao nhận cần

thực hiện như sau:

Đối với lô hàng lẻ các bước chuẩn bị, đăng ký tờ khai cũng tương tự như

hàng cont. Sau khi có số tờ khai, biết được cán bộ kiểm hóa và tính thuế nhân

viên giao nhận không phải tìm vị trí cont trên máy mà sẽ xuống trực tiếp kho để

xác định hàng đã vào kho chưa và đặt ở vị trí nào, để được công nhân kho tìm vị

trí hàng nhân viên giao nhận phải xuất trình lệnh giao hàng cho công nhân kho.

Sau khi biết được vị trí hàng nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với Hải quan kiểm

hóa để kiểm hóa cho lô hàng của mình. Sau khi hải quan kiểm hóa xong nhân

viên giao nhận sẽ ký vào tờ khai và quay lại bước tính thuế cho lô hàng của

mình. Khi Hải quan đã tính thuế kiểm tra xong lô hàng nhận thấy lô hàng được



tính thuế hợp lệ cán bộ tính thuế ký nhận vào tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ tiến

hành đóng thuế cho lô hàng. Hoàn thành các thủ tục nhân viên giao nhận tiến

hành đóng lệ phí Hải quan và rút tờ khai Hải quan .Tờ khai hải quan đã đóng dấu

hoàn thành thủ tục Hải quan, cùng với 02 lệnh giao hàng sẽ được nhân viên giao

nhận mang xuống kho để đối chiếu. Sau khi đối chiếu bộ phận này sẽ trả lại tờ

khai và một lệnh đã đóng dấu cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ

mang tờ lệnh này đến thương vụ kho để làm phiếu xuất kho, nếu hàng hóa có lưu

kho thì đóng tiền lưu kho ở đây. Có được phiếu xuất kho nhân viên giao nhận sẽ

cầm phiếu này đến kho để lấy hàng ra kho. Khi nhân hàng xong nhân viên giao

nhận sẽ ký nhận lên phiếu xuất kho là đã nhận hàng đầy đủ. Hải quan kho sẽ giữ

lại một liên của phiếu xuất kho. Các Liên còn lại của phiếu xuất kho dùng để

nhân viên giao nhận thanh lý cổng. Sau khi thanh lý cổng nhân viên giao nhân sẽ

liên hệ với đội xe của công ty và chở hàng về kho cho khách.

2.2.2 Kết quả giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty TNHH thương mại

vận tải Q&T giai đoạn 2013- 2015

a, Kết quả giao nhận theo thời gian



Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (89 trang)

×